Finanzen

Workflow für den Forderungseinzug

Überfällige Rechnungen werden uneinheitlich nachverfolgt und den Kontoinhabern fehlt eine klare Aufzeichnung von Mahnungen, Streitigkeiten und Zahlungsversprechen.

Geschäftsproblem

Überfällige Rechnungen werden uneinheitlich nachverfolgt und den Kontoinhabern fehlt eine klare Aufzeichnung von Mahnungen, Streitigkeiten und Zahlungsversprechen.

Was Teams sehen

  • Die Arbeit wartet zwischen dem Auslesen der Forderungen und dem Berechnen des Rechnungsalters.
  • Eigentümer rekonstruieren den Status aus der Buchhaltungsplattform und Microsoft 365.

Warum es passiert

  • Kein gemeinsamer Status erstreckt sich über die Buchhaltungsplattform, Microsoft 365 und HubSpot.
  • Entscheidungs- und Ausnahmeregeln werden uneinheitlich angewendet.

Warum es teuer wird

  • Durch Koordination und Nacharbeit werden Kapazitäten verbraucht.
  • Späte Ausnahmen schwächen die Sichtbarkeit und Servicequalität.

Geschäftsergebnisse

  • Kürzerer Update-Erfassungsstatuszyklus
  • Weniger Übergabe- und fehlende Informationsausnahmen
  • Löschen Sie den Besitz von gelesenen Forderungen, um den Inkassostatus zu aktualisieren
  • Überprüfbare Entscheidungen und Genesung

Messbare KPIs

  • Bearbeitungszeit: Verstrichene Zeit vom Lesen der Forderungen bis zum Aktualisieren des Inkassostatus.
  • Manuelle Eingriffsrate: Anteil der Artikel, die eine Person außerhalb der definierten Überprüfungsbedingungen benötigen.
  • Ausnahmealter: Zeitlich ungelöste Ausnahmen bleiben ohne abgeschlossene Aktion bestehen.
  • Erfolgsquote: Anteil gültiger Workflowelemente, die ohne Terminalfehler abgeschlossen werden.

So funktioniert der Workflow

  1. Forderungen lesen — Akzeptieren und identifizieren Sie den Auslöser für den Debitoreninkasso-Workflow. Buchhaltungsplattform
  2. Berechnen Sie das Rechnungsalter — Führen Sie die Berechnung des Rechnungsalters mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Buchhaltungsplattform
  3. Überprüfen Sie den Zahlungsstatus — Überprüfen Sie den Zahlungsstatus mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis. Microsoft 365
  4. Wählen Sie die Erinnerungsrichtlinie aus — Führen Sie ausgewählte Erinnerungsrichtlinien mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. HubSpot
  5. Erinnerung senden — Senden Sie eine Erinnerung mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis. Buchhaltungsplattform
  6. Zahlungsversprechen loggen — Führen Sie das Protokoll-Zahlungsversprechen mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. Microsoft 365
  7. Überfälliges Konto eskalieren — Führen Sie die Eskalation überfälliger Konten mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. HubSpot
  8. Sammlungsstatus aktualisieren — Führen Sie die Statusaktualisierung der Erfassung mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Buchhaltungsplattform
  9. Audit und KPI-Update — Behalten Sie das Ausführungsergebnis, die Prüffakten und die Workflow-Messereignisse bei. SEIDO-Ausführungsspeicher

Integrationen und Eigentum

  • Buchhaltungsplattform: Geben Sie Workflow-Input ein
  • Microsoft 365: Kontext suchen und aktualisieren
  • HubSpot: Erhalten Sie kontrollierte Ergebnisse

Menschliche Verantwortung: Finanzmanager

Scheitern und Wiederherstellung

Die Buchhaltungsplattform ist vorübergehend nicht verfügbar.

Wiederholen Sie den Versuch mit begrenztem exponentiellem Backoff. Behalten Sie den Lauf bei und verschieben Sie ihn nach dem Grenzwert in die Warteschlange für überprüfbare Fehler.

Die zur Berechnung des Rechnungsalters erforderlichen Daten sind fehlerhaft oder fehlen.

Stoppen Sie nachgelagerte Aktionen und zeigen Sie dem benannten Prüfer die fehlenden Felder, Quellennachweise und Korrekturmaßnahmen an.

Das Trigger- oder Provider-Ereignis wird mehr als einmal übermittelt.

Geben Sie die durch den Idempotenzschlüssel identifizierte vorhandene Ausführung zurück und wiederholen Sie keine nachgelagerten Geschäftsaktionen.

Die menschliche Entscheidung erlischt vor der Vollendung.

Eskalieren Sie an den konfigurierten Stellvertreter, behalten Sie die ursprüngliche Anfrage bei und protokollieren Sie sowohl den Ablauf als auch die Neuzuweisung.

Wann sollte man das nicht bauen?

  • Das monatliche Volumen ist zu gering, um die Integration der Buchhaltungsplattform, Microsoft 365 und HubSpot zu rechtfertigen.
  • Eine bereits konfigurierte Plattform verwaltet bereits den Inkasso-Workflow für Forderungen mit angemessener Verantwortung und Berichterstattung.
  • Zuverlässige Quelldaten oder unterstützter API-Zugriff sind nicht verfügbar.
  • Kein Unternehmer hat die Befugnis, die Entscheidungs- und Ausnahmeregeln festzulegen.

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