Regierungsführung

Sammlung von Prüfungsnachweisen

Nachweisanfragen, Eigentümer, Dokumente, Vollständigkeit und Prüfentscheidungen werden bei der Prüfungsvorbereitung manuell verfolgt.

Geschäftsproblem

Nachweisanfragen, Eigentümer, Dokumente, Vollständigkeit und Prüfentscheidungen werden bei der Prüfungsvorbereitung manuell verfolgt.

Was Teams sehen

  • Die Arbeit wartet zwischen der Erstellung der Prüfanforderung und der Zuweisung des Beweiseigentümers.
  • Besitzer rekonstruieren den Status aus Cloud-Speicher und Microsoft 365.

Warum es passiert

  • Kein gemeinsamer Status erstreckt sich über Cloud-Speicher, Microsoft 365, Jira.
  • Entscheidungs- und Ausnahmeregeln werden uneinheitlich angewendet.

Warum es teuer wird

  • Durch Koordination und Nacharbeit werden Kapazitäten verbraucht.
  • Späte Ausnahmen schwächen die Sichtbarkeit und Servicequalität.

Geschäftsergebnisse

  • Kürzerer Registerbeweiszyklus
  • Weniger Übergabe- und fehlende Informationsausnahmen
  • Klären Sie die Eigentumsverhältnisse von der Erstellung einer Prüfungsanforderung bis zur Registrierung von Nachweisen
  • Überprüfbare Entscheidungen und Genesung

Messbare KPIs

  • Bearbeitungszeit: Verstrichene Zeit von der Erstellung der Prüfungsanforderung bis zur Registrierung von Nachweisen.
  • Manuelle Eingriffsrate: Anteil der Artikel, die eine Person außerhalb der definierten Überprüfungsbedingungen benötigen.
  • Ausnahmealter: Zeitlich ungelöste Ausnahmen bleiben ohne abgeschlossene Aktion bestehen.
  • Erfolgsquote: Anteil gültiger Workflowelemente, die ohne Terminalfehler abgeschlossen werden.

So funktioniert der Workflow

  1. Prüfanforderung erstellen — Akzeptieren und identifizieren Sie den Auslöser für die Sammlung von Prüfnachweisen. Cloud-Speicher
  2. Weisen Sie den Beweisinhaber zu — Weisen Sie den Beweisinhaber mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis zu. Cloud-Speicher
  3. Beweisanfrage senden — Senden Sie eine Beweisanforderung mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis. Microsoft 365
  4. Dokumente erhalten — Führen Sie Empfangsdokumente mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. Jira
  5. Vollständigkeit prüfen — Führen Sie eine Vollständigkeitsvalidierung mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Cloud-Speicher
  6. Erinnern Sie den herausragenden Besitzer daran — Erinnern Sie den ausstehenden Eigentümer mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis. Microsoft 365
  7. Genehmigung des Gutachters — Führen Sie die Gutachtergenehmigung mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. SEIDO-Überprüfungswarteschlange
  8. Beweise registrieren — Führen Sie Registernachweise mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Cloud-Speicher
  9. Audit und KPI-Update — Behalten Sie das Ausführungsergebnis, die Prüffakten und die Workflow-Messereignisse bei. SEIDO-Ausführungsspeicher

Integrationen und Eigentum

  • Cloud-Speicher: Geben Sie Workflow-Input ein
  • Microsoft 365: Kontext suchen und aktualisieren
  • Jira: Erhalten Sie kontrollierte Ergebnisse

Menschliche Verantwortung: Governance-Manager

Scheitern und Wiederherstellung

Der Cloud-Speicher ist vorübergehend nicht verfügbar.

Wiederholen Sie den Versuch mit begrenztem exponentiellem Backoff. Behalten Sie den Lauf bei und verschieben Sie ihn nach dem Grenzwert in die Warteschlange für überprüfbare Fehler.

Erforderliche Daten für die Zuweisung des Beweisinhabers sind fehlerhaft oder fehlen.

Stoppen Sie nachgelagerte Aktionen und zeigen Sie dem benannten Prüfer die fehlenden Felder, Quellennachweise und Korrekturmaßnahmen an.

Das Trigger- oder Provider-Ereignis wird mehr als einmal übermittelt.

Geben Sie die durch den Idempotenzschlüssel identifizierte vorhandene Ausführung zurück und wiederholen Sie keine nachgelagerten Geschäftsaktionen.

Die menschliche Entscheidung erlischt vor der Vollendung.

Eskalieren Sie an den konfigurierten Stellvertreter, behalten Sie die ursprüngliche Anfrage bei und protokollieren Sie sowohl den Ablauf als auch die Neuzuweisung.

Wann sollte man das nicht bauen?

  • Das monatliche Volumen ist zu gering, um die Integration von Cloud-Speicher, Microsoft 365 und Jira zu rechtfertigen.
  • Eine bereits konfigurierte Plattform übernimmt bereits die Erfassung von Prüfungsnachweisen mit angemessener Verantwortung und Berichterstattung.
  • Zuverlässige Quelldaten oder unterstützter API-Zugriff sind nicht verfügbar.
  • Kein Unternehmer hat die Befugnis, die Entscheidungs- und Ausnahmeregeln festzulegen.

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