Finanzen

Rechnungseingang und -freigabe

Lieferantenrechnungen warten in den Posteingängen, während die Finanzabteilung manuell Felder extrahiert, Duplikate prüft und Genehmiger jagt.

Geschäftsproblem

Lieferantenrechnungen warten in den Posteingängen, während die Finanzabteilung manuell Felder extrahiert, Duplikate prüft und Genehmiger jagt.

Was Teams sehen

  • Die Arbeit wartet zwischen den Feldern „Rechnung empfangen“ und „Rechnung extrahieren“.
  • Besitzer rekonstruieren den Status aus Microsoft 365 und Cloud-Speicher.

Warum es passiert

  • Kein gemeinsamer Status erstreckt sich über Microsoft 365, Cloud-Speicher und Buchhaltungsplattform.
  • Entscheidungs- und Ausnahmeregeln werden uneinheitlich angewendet.

Warum es teuer wird

  • Durch Koordination und Nacharbeit werden Kapazitäten verbraucht.
  • Späte Ausnahmen schwächen die Sichtbarkeit und Servicequalität.

Geschäftsergebnisse

  • Kürzerer Datensatzprüfungszyklus
  • Weniger Übergabe- und fehlende Informationsausnahmen
  • Klare Eigentumsverhältnisse vom Rechnungseingang bis zur Protokollprüfung
  • Überprüfbare Entscheidungen und Genesung

Messbare KPIs

  • Bearbeitungszeit: Verstrichene Zeit vom Rechnungseingang bis zur Aufzeichnung der Prüfung.
  • Manuelle Eingriffsrate: Anteil der Artikel, die eine Person außerhalb der definierten Überprüfungsbedingungen benötigen.
  • Ausnahmealter: Zeitlich ungelöste Ausnahmen bleiben ohne abgeschlossene Aktion bestehen.
  • Erfolgsquote: Anteil gültiger Workflowelemente, die ohne Terminalfehler abgeschlossen werden.

So funktioniert der Workflow

  1. Rechnung erhalten — Akzeptieren und identifizieren Sie den Rechnungseingangs- und Genehmigungsauslöser. Microsoft 365
  2. Rechnungsfelder extrahieren — Führen Sie die Extraktion von Rechnungsfeldern mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Microsoft 365
  3. Gesamtsummen validieren — Führen Sie Validierungssummen mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Cloud-Speicher
  4. Passender Lieferant — Führen Sie den Lieferantenabgleich mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Buchhaltungsplattform
  5. Duplikat erkennen — Führen Sie die Duplikaterkennung mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Microsoft 365
  6. Genehmigungsrichtlinie anwenden — Führen Sie die Genehmigungsrichtlinie mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. SEIDO-Überprüfungswarteschlange
  7. Überprüfungsausnahme — Führen Sie eine Überprüfungsausnahme mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. SEIDO-Überprüfungswarteschlange
  8. Übergabe nach der Buchhaltung — Führen Sie die Übergabe nach der Buchhaltung mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Microsoft 365
  9. Audit aufzeichnen — Führen Sie eine Datensatzprüfung mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Cloud-Speicher
  10. Audit und KPI-Update — Behalten Sie das Ausführungsergebnis, die Prüffakten und die Workflow-Messereignisse bei. SEIDO-Ausführungsspeicher

Integrationen und Eigentum

  • Microsoft 365: Geben Sie Workflow-Input ein
  • Cloud-Speicher: Kontext suchen und aktualisieren
  • Buchhaltungsplattform: Erhalten Sie kontrollierte Ergebnisse

Menschliche Verantwortung: Finanzmanager

Scheitern und Wiederherstellung

Microsoft 365 ist vorübergehend nicht verfügbar.

Wiederholen Sie den Versuch mit begrenztem exponentiellem Backoff. Behalten Sie den Lauf bei und verschieben Sie ihn nach dem Grenzwert in die Warteschlange für überprüfbare Fehler.

Erforderliche Daten für Rechnungsextraktfelder sind fehlerhaft oder fehlen.

Stoppen Sie nachgelagerte Aktionen und zeigen Sie dem benannten Prüfer die fehlenden Felder, Quellennachweise und Korrekturmaßnahmen an.

Das Trigger- oder Provider-Ereignis wird mehr als einmal übermittelt.

Geben Sie die durch den Idempotenzschlüssel identifizierte vorhandene Ausführung zurück und wiederholen Sie keine nachgelagerten Geschäftsaktionen.

Die menschliche Entscheidung erlischt vor der Vollendung.

Eskalieren Sie an den konfigurierten Stellvertreter, behalten Sie die ursprüngliche Anfrage bei und protokollieren Sie sowohl den Ablauf als auch die Neuzuweisung.

Wann sollte man das nicht bauen?

  • Das monatliche Volumen ist zu gering, um die Integration von Microsoft 365, Cloud-Speicher und Buchhaltungsplattform zu rechtfertigen.
  • Eine bereits konfigurierte Plattform übernimmt bereits den Rechnungseingang und die Genehmigung mit angemessener Verantwortung und Berichterstattung.
  • Zuverlässige Quelldaten oder unterstützter API-Zugriff sind nicht verfügbar.
  • Kein Unternehmer hat die Befugnis, die Entscheidungs- und Ausnahmeregeln festzulegen.

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