Beschaffung

Kaufanfrage bis Genehmigung

Kaufanfragen gehen mit fehlendem Budget, fehlender Kategorie oder Begründung ein und warten, bis die Genehmigungseigentümerschaft geklärt ist.

Geschäftsproblem

Kaufanfragen gehen mit fehlendem Budget, fehlender Kategorie oder Begründung ein und warten, bis die Genehmigungseigentümerschaft geklärt ist.

Was Teams sehen

  • Die Arbeit wartet zwischen dem Absenden der Kaufanfrage und der Validierung der Anfrage.
  • Eigentümer rekonstruieren den Status anhand von Webformularen und der ERP-Plattform.

Warum es passiert

  • Kein gemeinsamer Status erstreckt sich über Webformulare, ERP-Plattform und Microsoft Teams.
  • Entscheidungs- und Ausnahmeregeln werden uneinheitlich angewendet.

Warum es teuer wird

  • Durch Koordination und Nacharbeit werden Kapazitäten verbraucht.
  • Späte Ausnahmen schwächen die Sichtbarkeit und Servicequalität.

Geschäftsergebnisse

  • Kürzerer Update-Requester-Zyklus
  • Weniger Übergabe- und fehlende Informationsausnahmen
  • Löschen Sie die Eigentümerschaft von der Kaufanfrage an den Update-Anforderer
  • Überprüfbare Entscheidungen und Genesung

Messbare KPIs

  • Bearbeitungszeit: Verstrichene Zeit von der Übermittlung der Kaufanfrage bis zum Update-Anforderer.
  • Manuelle Eingriffsrate: Anteil der Artikel, die eine Person außerhalb der definierten Überprüfungsbedingungen benötigen.
  • Ausnahmealter: Zeitlich ungelöste Ausnahmen bleiben ohne abgeschlossene Aktion bestehen.
  • Erfolgsquote: Anteil gültiger Workflowelemente, die ohne Terminalfehler abgeschlossen werden.

So funktioniert der Workflow

  1. Kaufanfrage absenden — Akzeptieren und identifizieren Sie die Kaufanfrage, um die Genehmigung auszulösen. Webformulare
  2. Anfrage validieren — Führen Sie eine Validierungsanforderung mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. Webformulare
  3. Überprüfen Sie das Budget — Führen Sie eine Budgetprüfung mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. ERP-Plattform
  4. Kategorie klassifizieren — Führen Sie die Klassifizierungskategorie mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. Microsoft-Teams
  5. Genehmigungsrichtlinie anwenden — Führen Sie die Genehmigungsrichtlinie mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. SEIDO-Überprüfungswarteschlange
  6. Überprüfung der Beschaffung — Führen Sie eine Beschaffungsprüfung mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. SEIDO-Überprüfungswarteschlange
  7. Erstellen Sie eine PO-Übergabe — Führen Sie die Übergabe „Create Po“ mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Microsoft-Teams
  8. Update-Anforderer — Führen Sie den Update-Requester mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. Webformulare
  9. Audit und KPI-Update — Behalten Sie das Ausführungsergebnis, die Prüffakten und die Workflow-Messereignisse bei. SEIDO-Ausführungsspeicher

Integrationen und Eigentum

  • Webformulare: Geben Sie Workflow-Input ein
  • ERP-Plattform: Kontext suchen und aktualisieren
  • Microsoft-Teams: Erhalten Sie kontrollierte Ergebnisse

Menschliche Verantwortung: Beschaffungsmanager

Scheitern und Wiederherstellung

Webformulare sind vorübergehend nicht verfügbar.

Wiederholen Sie den Versuch mit begrenztem exponentiellem Backoff. Behalten Sie den Lauf bei und verschieben Sie ihn nach dem Grenzwert in die Warteschlange für überprüfbare Fehler.

Die für die Validierungsanforderung erforderlichen Daten sind fehlerhaft oder fehlen.

Stoppen Sie nachgelagerte Aktionen und zeigen Sie dem benannten Prüfer die fehlenden Felder, Quellennachweise und Korrekturmaßnahmen an.

Das Trigger- oder Provider-Ereignis wird mehr als einmal übermittelt.

Geben Sie die durch den Idempotenzschlüssel identifizierte vorhandene Ausführung zurück und wiederholen Sie keine nachgelagerten Geschäftsaktionen.

Die menschliche Entscheidung erlischt vor der Vollendung.

Eskalieren Sie an den konfigurierten Stellvertreter, behalten Sie die ursprüngliche Anfrage bei und protokollieren Sie sowohl den Ablauf als auch die Neuzuweisung.

Wann sollte man das nicht bauen?

  • Das monatliche Volumen ist zu gering, um die Integration von Webformularen, ERP-Plattform und Microsoft Teams zu rechtfertigen.
  • Eine bereits konfigurierte Plattform wickelt die Kaufanfrage bis zur Genehmigung mit angemessener Verantwortung und Berichterstattung ab.
  • Zuverlässige Quelldaten oder unterstützter API-Zugriff sind nicht verfügbar.
  • Kein Unternehmer hat die Befugnis, die Entscheidungs- und Ausnahmeregeln festzulegen.

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