Beschaffung

Lieferanten-Onboarding

Lieferanteninformationen, Dokumente, Risikobewertungen und Systemregistrierung werden durch wiederholte E-Mails mit unklarer Vollständigkeit gesammelt.

Geschäftsproblem

Lieferanteninformationen, Dokumente, Risikobewertungen und Systemregistrierung werden durch wiederholte E-Mails mit unklarer Vollständigkeit gesammelt.

Was Teams sehen

  • Die Arbeit zwischen der Einladung des Lieferanten und der Erfassung der Lieferantendaten wartet.
  • Besitzer rekonstruieren den Status aus Webformularen und Cloud-Speicher.

Warum es passiert

  • Kein gemeinsamer Status erstreckt sich über Webformulare, Cloud-Speicher und ERP-Plattform.
  • Entscheidungs- und Ausnahmeregeln werden uneinheitlich angewendet.

Warum es teuer wird

  • Durch Koordination und Nacharbeit werden Kapazitäten verbraucht.
  • Späte Ausnahmen schwächen die Sichtbarkeit und Servicequalität.

Geschäftsergebnisse

  • Kürzerer Zeitplanerneuerungszyklus
  • Weniger Übergabe- und fehlende Informationsausnahmen
  • Klären Sie die Eigentumsverhältnisse vom Einladungslieferanten, um Verlängerungen zu planen
  • Überprüfbare Entscheidungen und Genesung

Messbare KPIs

  • Bearbeitungszeit: Verstrichene Zeit von der Einladung des Lieferanten bis zur Planung von Verlängerungen.
  • Manuelle Eingriffsrate: Anteil der Artikel, die eine Person außerhalb der definierten Überprüfungsbedingungen benötigen.
  • Ausnahmealter: Zeitlich ungelöste Ausnahmen bleiben ohne abgeschlossene Aktion bestehen.
  • Erfolgsquote: Anteil gültiger Workflowelemente, die ohne Terminalfehler abgeschlossen werden.

So funktioniert der Workflow

  1. Lieferanten einladen — Akzeptieren und identifizieren Sie den Lieferanten-Onboarding-Auslöser. Webformulare
  2. Sammeln Sie Lieferantendaten — Sammeln Sie Lieferantendaten mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis. Webformulare
  3. Erforderliche Felder validieren — Führen Sie die Validierung erforderlicher Felder mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. Cloud-Speicher
  4. Sammeln Sie Dokumente — Sammeln Sie Dokumente mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis. ERP-Plattform
  5. Führen Sie interne Überprüfungen durch — Führen Sie interne Überprüfungen mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. SEIDO-Überprüfungswarteschlange
  6. Ausnahmen auflösen — Lösen Sie Ausnahmen mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis. Cloud-Speicher
  7. Lieferant registrieren — Führen Sie die Lieferantenregistrierung mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. ERP-Plattform
  8. Planen Sie Verlängerungen — Führen Sie Zeitplanerneuerungen mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Webformulare
  9. Audit und KPI-Update — Behalten Sie das Ausführungsergebnis, die Prüffakten und die Workflow-Messereignisse bei. SEIDO-Ausführungsspeicher

Integrationen und Eigentum

  • Webformulare: Geben Sie Workflow-Input ein
  • Cloud-Speicher: Kontext suchen und aktualisieren
  • ERP-Plattform: Erhalten Sie kontrollierte Ergebnisse

Menschliche Verantwortung: Beschaffungsmanager

Scheitern und Wiederherstellung

Webformulare sind vorübergehend nicht verfügbar.

Wiederholen Sie den Versuch mit begrenztem exponentiellem Backoff. Behalten Sie den Lauf bei und verschieben Sie ihn nach dem Grenzwert in die Warteschlange für überprüfbare Fehler.

Die für die Erfassung der Lieferantendaten erforderlichen Daten sind fehlerhaft oder fehlen.

Stoppen Sie nachgelagerte Aktionen und zeigen Sie dem benannten Prüfer die fehlenden Felder, Quellennachweise und Korrekturmaßnahmen an.

Das Trigger- oder Provider-Ereignis wird mehr als einmal übermittelt.

Geben Sie die durch den Idempotenzschlüssel identifizierte vorhandene Ausführung zurück und wiederholen Sie keine nachgelagerten Geschäftsaktionen.

Die menschliche Entscheidung erlischt vor der Vollendung.

Eskalieren Sie an den konfigurierten Stellvertreter, behalten Sie die ursprüngliche Anfrage bei und protokollieren Sie sowohl den Ablauf als auch die Neuzuweisung.

Wann sollte man das nicht bauen?

  • Das monatliche Volumen ist zu gering, um die Integration von Webformularen, Cloud-Speicher und ERP-Plattform zu rechtfertigen.
  • Eine bereits konfigurierte Plattform übernimmt bereits das Lieferanten-Onboarding mit angemessener Verantwortung und Berichterstattung.
  • Zuverlässige Quelldaten oder unterstützter API-Zugriff sind nicht verfügbar.
  • Kein Unternehmer hat die Befugnis, die Entscheidungs- und Ausnahmeregeln festzulegen.

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