Professionelle Dienstleistungen

Zeit- und Kostenaufwand für die Rechnungserstellung

Abrechnungsteams vergleichen Zeit- und Spesenaufzeichnungen manuell mit Auftragsregeln, bevor mit der Rechnungserstellung begonnen werden kann.

Geschäftsproblem

Abrechnungsteams vergleichen Zeit- und Spesenaufzeichnungen manuell mit Auftragsregeln, bevor mit der Rechnungserstellung begonnen werden kann.

Was Teams sehen

  • Die Arbeit wartet zwischen dem Abschluss des Abrechnungszeitraums und dem Sammeln von Zeiteinträgen.
  • Eigentümer rekonstruieren den Status anhand der Zeiterfassungsplattform und der ERP-Plattform.

Warum es passiert

  • Kein gemeinsamer Status umfasst Zeiterfassungsplattform, ERP-Plattform, Buchhaltungsplattform.
  • Entscheidungs- und Ausnahmeregeln werden uneinheitlich angewendet.

Warum es teuer wird

  • Durch Koordination und Nacharbeit werden Kapazitäten verbraucht.
  • Späte Ausnahmen schwächen die Sichtbarkeit und Servicequalität.

Geschäftsergebnisse

  • Kürzerer Finanzierungsübergabezyklus
  • Weniger Übergabe- und fehlende Informationsausnahmen
  • Klare Eigentumsverhältnisse vom Abschluss des Abrechnungszeitraums bis zur Finanzierungsübergabe
  • Überprüfbare Entscheidungen und Genesung

Messbare KPIs

  • Bearbeitungszeit: Verstrichene Zeit vom Abschluss des Abrechnungszeitraums bis zur Übergabe der Finanzierung.
  • Manuelle Eingriffsrate: Anteil der Artikel, die eine Person außerhalb der definierten Überprüfungsbedingungen benötigen.
  • Ausnahmealter: Zeitlich ungelöste Ausnahmen bleiben ohne abgeschlossene Aktion bestehen.
  • Erfolgsquote: Anteil gültiger Workflowelemente, die ohne Terminalfehler abgeschlossen werden.

So funktioniert der Workflow

  1. Abrechnungszeitraum schließen — Akzeptieren und identifizieren Sie den Zeit- und Kostenaufwand für den Auslöser der Rechnungserstellung. Zeiterfassungsplattform
  2. Sammeln Sie Zeiteinträge — Führen Sie Erfassungszeiteinträge mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Zeiterfassungsplattform
  3. Spesen einsammeln — Führen Sie die Erfassung von Ausgaben mit validierten Probendaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. ERP-Plattform
  4. Validieren Sie die Engagement-Regeln — Führen Sie validierte Engagement-Regeln mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis aus. Buchhaltungsplattform
  5. Identifizieren Sie Ausnahmen — Identifizieren Sie Ausnahmen mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis. Zeiterfassungsplattform
  6. Genehmigung des Managers — Führen Sie die Genehmigung des Managers mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. SEIDO-Überprüfungswarteschlange
  7. Abrechnungsprotokoll vorbereiten — Führen Sie die Erstellung eines Abrechnungsdatensatzes mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Buchhaltungsplattform
  8. Übergabe der Finanzen — Führen Sie die Finanzübergabe mit validierten Beispieldaten und einem überprüfbaren Ergebnis durch. Zeiterfassungsplattform
  9. Audit und KPI-Update — Behalten Sie das Ausführungsergebnis, die Prüffakten und die Workflow-Messereignisse bei. SEIDO-Ausführungsspeicher

Integrationen und Eigentum

  • Zeiterfassungsplattform: Geben Sie Workflow-Input ein
  • ERP-Plattform: Kontext suchen und aktualisieren
  • Buchhaltungsplattform: Erhalten Sie kontrollierte Ergebnisse

Menschliche Verantwortung: Engagement-Manager

Scheitern und Wiederherstellung

Die Zeiterfassungsplattform ist vorübergehend nicht verfügbar.

Wiederholen Sie den Versuch mit begrenztem exponentiellem Backoff. Behalten Sie den Lauf bei und verschieben Sie ihn nach dem Grenzwert in die Warteschlange für überprüfbare Fehler.

Erforderliche Daten für Erfassungszeiteinträge sind fehlerhaft oder fehlen.

Stoppen Sie nachgelagerte Aktionen und zeigen Sie dem benannten Prüfer die fehlenden Felder, Quellennachweise und Korrekturmaßnahmen an.

Das Trigger- oder Provider-Ereignis wird mehr als einmal übermittelt.

Geben Sie die durch den Idempotenzschlüssel identifizierte vorhandene Ausführung zurück und wiederholen Sie keine nachgelagerten Geschäftsaktionen.

Die menschliche Entscheidung erlischt vor der Vollendung.

Eskalieren Sie an den konfigurierten Stellvertreter, behalten Sie die ursprüngliche Anfrage bei und protokollieren Sie sowohl den Ablauf als auch die Neuzuweisung.

Wann sollte man das nicht bauen?

  • Das monatliche Volumen ist zu gering, um die Integration der Zeiterfassungsplattform, der ERP-Plattform und der Buchhaltungsplattform zu rechtfertigen.
  • Eine bereits konfigurierte Plattform übernimmt bereits den Zeit- und Kostenaufwand für die Rechnungserstellung mit angemessener Verantwortung und Berichterstellung.
  • Zuverlässige Quelldaten oder unterstützter API-Zugriff sind nicht verfügbar.
  • Kein Unternehmer hat die Befugnis, die Entscheidungs- und Ausnahmeregeln festzulegen.

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