O que as equipes veem
- O trabalho espera entre a leitura das contas a receber e o cálculo do prazo da fatura.
- Os proprietários reconstroem o status da plataforma de contabilidade e do Microsoft 365.
Finanças
Fluxo de trabalho de cobrança de contas a receber
As faturas vencidas são acompanhadas de forma inconsistente e os proprietários das contas não têm um registo claro de lembretes, disputas e promessas de pagamento.
Problema de negócios
As faturas vencidas são acompanhadas de forma inconsistente e os proprietários das contas não têm um registo claro de lembretes, disputas e promessas de pagamento.
Por que isso acontece
- Nenhum estado compartilhado abrange a plataforma de contabilidade, Microsoft 365, HubSpot.
- As regras de decisão e de exceção são aplicadas de forma inconsistente.
Por que fica caro
- A capacidade é consumida pela coordenação e retrabalho.
- As exceções tardias enfraquecem a visibilidade e a qualidade do serviço.
Resultados de negócios
- Ciclo de status de coleta de atualizações mais curto
- Menos transferências e exceções de informações faltantes
- Limpe a propriedade das contas a receber lidas para atualizar o status da cobrança
- Decisões inspecionáveis e recuperação
KPIs mensuráveis
- Tempo de resposta: Tempo decorrido desde a leitura das contas a receber até a atualização do status da cobrança.
- Taxa de intervenção manual: Parcela de itens que necessitam de uma pessoa fora das condições de revisão definidas.
- Idade de exceção: As exceções não resolvidas permanecem sem uma ação concluída.
- Taxa de conclusão bem-sucedida: Compartilhamento de itens de fluxo de trabalho válidos concluídos sem falha do terminal.
Como funciona o fluxo de trabalho
- Ler contas a receber — Aceite e identifique o gatilho do fluxo de trabalho de cobrança de contas a receber. Plataforma de contabilidade
- Calcular a idade da fatura — Execute o cálculo da idade da fatura com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma de contabilidade
- Verifique o status do pagamento — Execute a verificação do status do pagamento com dados de amostra validados e um resultado auditável. Microsoft 365
- Selecione a política de lembretes — Execute uma política de lembrete selecionada com dados de amostra validados e um resultado auditável. HubSpot
- Enviar lembrete — Execute o envio de lembrete com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma de contabilidade
- Registrar promessa de pagamento — Execute a promessa de registro de pagamento com dados de amostra validados e um resultado auditável. Microsoft 365
- Escalar conta vencida — Execute o escalonamento de contas vencidas com dados de amostra validados e um resultado auditável. HubSpot
- Atualizar status da coleção — Execute o status da coleta de atualização com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma de contabilidade
- Atualização de auditoria e KPI — Persista o resultado da execução, os fatos de auditoria e os eventos de medição do fluxo de trabalho. Armazenamento de execução SEIDO
Integrações e propriedade
- Plataforma de contabilidade: Forneça informações sobre o fluxo de trabalho
- Microsoft 365: Contexto de pesquisa e atualização
- HubSpot: Receba resultados controlados
Responsabilidade humana: Gerente financeiro
Falha e recuperação
A plataforma de contabilidade está temporariamente indisponível.
Tente novamente com espera exponencial limitada; preserve a execução e mova-a para a fila de falhas inspecionáveis após o limite.
Os dados necessários para calcular a idade da fatura estão incorretos ou ausentes.
Interrompa as ações posteriores e mostre os campos ausentes, as evidências de origem e as ações de correção ao revisor nomeado.
O evento acionador ou provedor é entregue mais de uma vez.
Retorne a execução existente identificada pela chave de idempotência e não repita ações comerciais posteriores.
A decisão humana expira antes de ser concluída.
Escale para o substituto configurado, retenha a solicitação original e registre a expiração e a reatribuição.
Quando não construir isso
- O volume mensal é muito baixo para justificar a integração da plataforma de Contabilidade, Microsoft 365, HubSpot.
- Uma plataforma configurada existente já lida com o fluxo de trabalho de cobrança de contas a receber com propriedade e relatórios adequados.
- Dados de origem confiáveis ou acesso à API compatível não estão disponíveis.
- Nenhum empresário tem autoridade para definir as regras de decisão e exceção.
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