O que as equipes veem
- O trabalho aguarda entre o envio do recibo e a extração dos campos de despesas.
- Os proprietários reconstroem o status a partir de formulários da Web e do Google Drive.
Finanças
Processamento de despesas de funcionários
Os recibos chegam incompletos e o departamento financeiro verifica manualmente cada reclamação em relação à apólice antes de encontrar as exceções importantes.
Problema de negócios
Os recibos chegam incompletos e o departamento financeiro verifica manualmente cada reclamação em relação à apólice antes de encontrar as exceções importantes.
Por que isso acontece
- Nenhum estado compartilhado abrange formulários da Web, Google Drive e plataforma de contabilidade.
- As regras de decisão e de exceção são aplicadas de forma inconsistente.
Por que fica caro
- A capacidade é consumida pela coordenação e retrabalho.
- As exceções tardias enfraquecem a visibilidade e a qualidade do serviço.
Resultados de negócios
- Ciclo de preparação de reembolso mais curto
- Menos transferências e exceções de informações faltantes
- Limpar a propriedade do envio do recibo para preparar o reembolso
- Decisões inspecionáveis e recuperação
KPIs mensuráveis
- Tempo de resposta: Tempo decorrido desde o envio do recibo até a preparação do reembolso.
- Taxa de intervenção manual: Parcela de itens que necessitam de uma pessoa fora das condições de revisão definidas.
- Idade de exceção: As exceções não resolvidas permanecem sem uma ação concluída.
- Taxa de conclusão bem-sucedida: Compartilhamento de itens de fluxo de trabalho válidos concluídos sem falha do terminal.
Como funciona o fluxo de trabalho
- Enviar recibo — Aceite e identifique o gatilho de processamento de despesas do funcionário. Formulários da web
- Extrair campos de despesas — Execute campos de extração de despesas com dados de amostra validados e um resultado auditável. Formulários da web
- Validar evidências — Execute evidências validadas com dados de amostra validados e um resultado auditável. Google Drive
- Aplicar regras de política — Execute regras de política aplicadas com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma de contabilidade
- Solicitar dados faltantes — Execute a solicitação de dados ausentes com dados de amostra validados e um resultado auditável. Formulários da web
- Aprovação do gerente — Execute a aprovação do gerente com dados de amostra validados e um resultado auditável. Fila de revisão SEIDO
- Exceção de financiamento de rota — Execute exceção financeira de rota com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma de contabilidade
- Preparar reembolso — Execute a preparação do reembolso com dados de amostra validados e um resultado auditável. Formulários da web
- Atualização de auditoria e KPI — Persista o resultado da execução, os fatos de auditoria e os eventos de medição do fluxo de trabalho. Armazenamento de execução SEIDO
Integrações e propriedade
- Formulários da web: Forneça informações sobre o fluxo de trabalho
- Google Drive: Contexto de pesquisa e atualização
- Plataforma de contabilidade: Receba resultados controlados
Responsabilidade humana: Gerente financeiro
Falha e recuperação
Os formulários da Web estão temporariamente indisponíveis.
Tente novamente com espera exponencial limitada; preserve a execução e mova-a para a fila de falhas inspecionáveis após o limite.
Os dados obrigatórios para campos de despesas de extração estão incorretos ou ausentes.
Interrompa as ações posteriores e mostre os campos ausentes, as evidências de origem e as ações de correção ao revisor nomeado.
O evento acionador ou provedor é entregue mais de uma vez.
Retorne a execução existente identificada pela chave de idempotência e não repita ações comerciais posteriores.
A decisão humana expira antes de ser concluída.
Escale para o substituto configurado, retenha a solicitação original e registre a expiração e a reatribuição.
Quando não construir isso
- O volume mensal é muito baixo para justificar a integração de formulários Web, Google Drive e plataforma de contabilidade.
- Uma plataforma configurada existente já lida com o processamento de despesas dos funcionários com propriedade e relatórios adequados.
- Dados de origem confiáveis ou acesso à API compatível não estão disponíveis.
- Nenhum empresário tem autoridade para definir as regras de decisão e exceção.
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