O que as equipes veem
- O trabalho aguarda entre o recebimento da fatura e a extração dos campos da fatura.
- Os proprietários reconstroem o status do Microsoft 365 e do armazenamento em nuvem.
Finanças
Entrada e aprovação de faturas
As faturas dos fornecedores aguardam nas caixas de entrada enquanto o departamento financeiro extrai manualmente os campos, verifica as duplicatas e procura os aprovadores.
Problema de negócios
As faturas dos fornecedores aguardam nas caixas de entrada enquanto o departamento financeiro extrai manualmente os campos, verifica as duplicatas e procura os aprovadores.
Por que isso acontece
- Nenhum estado compartilhado abrange Microsoft 365, armazenamento em nuvem e plataforma de contabilidade.
- As regras de decisão e de exceção são aplicadas de forma inconsistente.
Por que fica caro
- A capacidade é consumida pela coordenação e retrabalho.
- As exceções tardias enfraquecem a visibilidade e a qualidade do serviço.
Resultados de negócios
- Ciclo de auditoria de registros mais curto
- Menos transferências e exceções de informações faltantes
- Limpar propriedade desde o recebimento da fatura até a auditoria de registro
- Decisões inspecionáveis e recuperação
KPIs mensuráveis
- Tempo de resposta: Tempo decorrido desde o recebimento da fatura até a auditoria do registro.
- Taxa de intervenção manual: Parcela de itens que necessitam de uma pessoa fora das condições de revisão definidas.
- Idade de exceção: As exceções não resolvidas permanecem sem uma ação concluída.
- Taxa de conclusão bem-sucedida: Compartilhamento de itens de fluxo de trabalho válidos concluídos sem falha do terminal.
Como funciona o fluxo de trabalho
- Receber fatura — Aceite e identifique o gatilho de recebimento e aprovação de faturas. Microsoft 365
- Extrair campos de fatura — Execute campos de extração de fatura com dados de amostra validados e um resultado auditável. Microsoft 365
- Validar totais — Execute totais validados com dados de amostra validados e um resultado auditável. Armazenamento em nuvem
- Fornecedor correspondente — Execute a correspondência do fornecedor com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma de contabilidade
- Detectar duplicatas — Execute a detecção de duplicatas com dados de amostra validados e um resultado auditável. Microsoft 365
- Aplicar política de aprovação — Execute a política de aprovação aplicada com dados de amostra validados e um resultado auditável. Fila de revisão SEIDO
- Rever exceção — Execute exceção de revisão com dados de amostra validados e um resultado auditável. Fila de revisão SEIDO
- Pós transferência contábil — Execute a transferência pós-contábil com dados de amostra validados e um resultado auditável. Microsoft 365
- Auditoria de registro — Execute auditoria de registros com dados de amostra validados e um resultado auditável. Armazenamento em nuvem
- Atualização de auditoria e KPI — Persista o resultado da execução, os fatos de auditoria e os eventos de medição do fluxo de trabalho. Armazenamento de execução SEIDO
Integrações e propriedade
- Microsoft 365: Forneça informações sobre o fluxo de trabalho
- Armazenamento em nuvem: Contexto de pesquisa e atualização
- Plataforma de contabilidade: Receba resultados controlados
Responsabilidade humana: Gerente financeiro
Falha e recuperação
O Microsoft 365 está temporariamente indisponível.
Tente novamente com espera exponencial limitada; preserve a execução e mova-a para a fila de falhas inspecionáveis após o limite.
Os dados obrigatórios para extrair campos de fatura estão incorretos ou ausentes.
Interrompa as ações posteriores e mostre os campos ausentes, as evidências de origem e as ações de correção ao revisor nomeado.
O evento acionador ou provedor é entregue mais de uma vez.
Retorne a execução existente identificada pela chave de idempotência e não repita ações comerciais posteriores.
A decisão humana expira antes de ser concluída.
Escale para o substituto configurado, retenha a solicitação original e registre a expiração e a reatribuição.
Quando não construir isso
- O volume mensal é muito baixo para justificar a integração do Microsoft 365, armazenamento em nuvem e plataforma de contabilidade.
- Uma plataforma configurada existente já lida com a entrada e aprovação de faturas com propriedade e relatórios adequados.
- Dados de origem confiáveis ou acesso à API compatível não estão disponíveis.
- Nenhum empresário tem autoridade para definir as regras de decisão e exceção.
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