O que as equipes veem
- O trabalho aguarda entre enviar a solicitação de compra e validar a solicitação.
- Os proprietários reconstroem o status a partir de formulários da Web e da plataforma ERP.
Aquisições
Solicitação de compra para aprovação
As solicitações de compra chegam sem orçamento, categoria ou justificativa e aguardam enquanto a propriedade da aprovação é resolvida.
Problema de negócios
As solicitações de compra chegam sem orçamento, categoria ou justificativa e aguardam enquanto a propriedade da aprovação é resolvida.
Por que isso acontece
- Nenhum estado compartilhado abrange formulários da Web, plataforma ERP, Microsoft Teams.
- As regras de decisão e de exceção são aplicadas de forma inconsistente.
Por que fica caro
- A capacidade é consumida pela coordenação e retrabalho.
- As exceções tardias enfraquecem a visibilidade e a qualidade do serviço.
Resultados de negócios
- Ciclo mais curto do solicitante de atualização
- Menos transferências e exceções de informações faltantes
- Limpar propriedade ao enviar solicitação de compra para atualizar o solicitante
- Decisões inspecionáveis e recuperação
KPIs mensuráveis
- Tempo de resposta: Tempo decorrido desde o envio da solicitação de compra até a atualização do solicitante.
- Taxa de intervenção manual: Parcela de itens que necessitam de uma pessoa fora das condições de revisão definidas.
- Idade de exceção: As exceções não resolvidas permanecem sem uma ação concluída.
- Taxa de conclusão bem-sucedida: Compartilhamento de itens de fluxo de trabalho válidos concluídos sem falha do terminal.
Como funciona o fluxo de trabalho
- Enviar solicitação de compra — Aceite e identifique a solicitação de compra para acionar a aprovação. Formulários da web
- Validar solicitação — Execute a solicitação de validação com dados de amostra validados e um resultado auditável. Formulários da web
- Verifique o orçamento — Execute a verificação do orçamento com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma ERP
- Classificar categoria — Execute a categoria de classificação com dados de amostra validados e um resultado auditável. Equipes Microsoft
- Aplicar política de aprovação — Execute a política de aprovação aplicada com dados de amostra validados e um resultado auditável. Fila de revisão SEIDO
- Revisão de aquisições — Execute a revisão de compras com dados de amostra validados e um resultado auditável. Fila de revisão SEIDO
- Criar transferência de pedido de compra — Execute a transferência de criação de PO com dados de amostra validados e um resultado auditável. Equipes Microsoft
- Solicitante de atualização — Execute o solicitante de atualização com dados de amostra validados e um resultado auditável. Formulários da web
- Atualização de auditoria e KPI — Persista o resultado da execução, os fatos de auditoria e os eventos de medição do fluxo de trabalho. Armazenamento de execução SEIDO
Integrações e propriedade
- Formulários da web: Forneça informações sobre o fluxo de trabalho
- Plataforma ERP: Contexto de pesquisa e atualização
- Equipes Microsoft: Receba resultados controlados
Responsabilidade humana: Gerente de compras
Falha e recuperação
Os formulários da Web estão temporariamente indisponíveis.
Tente novamente com espera exponencial limitada; preserve a execução e mova-a para a fila de falhas inspecionáveis após o limite.
Os dados necessários para a solicitação de validação estão incorretos ou ausentes.
Interrompa as ações posteriores e mostre os campos ausentes, as evidências de origem e as ações de correção ao revisor nomeado.
O evento acionador ou provedor é entregue mais de uma vez.
Retorne a execução existente identificada pela chave de idempotência e não repita ações comerciais posteriores.
A decisão humana expira antes de ser concluída.
Escale para o substituto configurado, retenha a solicitação original e registre a expiração e a reatribuição.
Quando não construir isso
- O volume mensal é muito baixo para justificar a integração de formulários Web, plataforma ERP e Microsoft Teams.
- Uma plataforma configurada existente já trata da solicitação de compra até a aprovação com propriedade e relatórios adequados.
- Dados de origem confiáveis ou acesso à API compatível não estão disponíveis.
- Nenhum empresário tem autoridade para definir as regras de decisão e exceção.
Fluxos de trabalho relacionados
Roteamento inteligente de leads de entradaOs leads chegam por meio de formulários, caixas de entrada e campanhas desconectados e são atribuídos muito lentamente ou ao proprietário errado.Qualificação de leads e fluxo de trabalho de adequação à contaOs representantes de vendas gastam um tempo valioso investigando manualmente os clientes potenciais que não correspondem ao perfil comercial.Descoberta de vendas para CRM estruturadoDetalhes importantes de chamadas e notas de descoberta não chegam ao CRM de forma consistente, enfraquecendo o acompanhamento e a previsão.