Finanza

Prevenzione delle fatture duplicate

La stessa fattura fornitore può entrare attraverso nomi di file, caselle di posta o tentativi di inserimento dati diversi ed essere registrata due volte.

Problema aziendale

La stessa fattura fornitore può entrare attraverso nomi di file, caselle di posta o tentativi di inserimento dati diversi ed essere registrata due volte.

Cosa vedono le squadre

  • Il lavoro attende tra l'acquisizione della fattura e la normalizzazione del fornitore.
  • I proprietari ricostruiscono lo stato da Gmail e dalla piattaforma di contabilità.

Perché succede

  • Nessuno stato condiviso comprende Gmail, piattaforma di contabilità, database.
  • Le regole di decisione ed eccezione vengono applicate in modo incoerente.

Perché diventa costoso

  • La capacità viene consumata dal coordinamento e dalla rilavorazione.
  • Le eccezioni tardive indeboliscono la visibilità e la qualità del servizio.

Risultati aziendali

  • Ciclo di pubblicazione di blocchi o release più breve
  • Meno eccezioni di trasferimento ed informazioni mancanti
  • Cancella la proprietà dall'acquisizione della fattura per bloccare o rilasciare la registrazione
  • Decisioni controllabili e ripresa

KPI misurabili

  • Tempo di consegna: Tempo trascorso dall'acquisizione della fattura al blocco o rilascio della registrazione.
  • Tasso di intervento manuale: Quota di elementi che necessitano di una persona al di fuori delle condizioni di revisione definite.
  • Età eccezionale: Le eccezioni tempo non risolte rimangono senza un'azione completata.
  • Tasso di completamento riuscito: Condivisione di elementi del flusso di lavoro validi completati senza errori del terminale.

Come funziona il flusso di lavoro

  1. Acquisisci fattura — Accettare e identificare l'attivatore di prevenzione delle fatture duplicate. Gmail
  2. Normalizza il fornitore — Eseguire la normalizzazione del fornitore con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Gmail
  3. Leggi l'identità della fattura — Esegui la lettura dell'identità della fattura con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Piattaforma contabile
  4. Cerca i record pubblicati — Eseguire la ricerca dei record pubblicati con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Banca dati
  5. Confronta importo e data — Esegui il confronto tra quantità e data con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Gmail
  6. Punteggio probabilmente duplicato — Eseguire il punteggio probabilmente duplicato con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Piattaforma contabile
  7. Revisione finanziaria — Eseguire la revisione finanziaria con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Coda di revisione SEIDO
  8. Blocca o rilascia la pubblicazione — Esegui la registrazione di blocchi o rilasci con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Gmail
  9. Audit e aggiornamento KPI — Persistenza del risultato dell'esecuzione, dei fatti di audit e degli eventi di misurazione del flusso di lavoro. Negozio di esecuzione SEIDO

Integrazioni e proprietà

  • Gmail: Fornire input per il flusso di lavoro
  • Piattaforma contabile: Ricerca e aggiornamento del contesto
  • Banca dati: Ottieni risultati controllati

Responsabilità umana: Direttore finanziario

Fallimento e ripresa

Gmail è temporaneamente non disponibile.

Riprovare con backoff esponenziale limitato; preservare la corsa e spostarla nella coda degli errori ispezionabili dopo il limite.

I dati richiesti per la normalizzazione del fornitore non sono corretti o mancano.

Interrompi le azioni a valle e mostra i campi mancanti, le prove della fonte e l'azione di correzione al revisore nominato.

L'evento trigger o provider viene distribuito più di una volta.

Restituire l'esecuzione esistente identificata dalla chiave di idempotenza e non ripetere le azioni aziendali a valle.

La decisione umana scade prima del completamento.

Passare al sostituto configurato, conservare la richiesta originale e registrare sia la scadenza che la riassegnazione.

Quando non costruirlo

  • Il volume mensile è troppo basso per giustificare l'integrazione di Gmail, piattaforma di contabilità, database.
  • Una piattaforma configurata esistente gestisce già la prevenzione delle fatture duplicate con proprietà e reporting adeguati.
  • Dati di origine affidabili o accesso API supportato non sono disponibili.
  • Nessun imprenditore ha l'autorità di definire le regole decisionali e di eccezione.

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