Finanza

Ricezione e approvazione delle fatture

Le fatture dei fornitori attendono nelle caselle di posta mentre il reparto finanziario estrae manualmente i campi, controlla i duplicati e insegue gli approvatori.

Problema aziendale

Le fatture dei fornitori attendono nelle caselle di posta mentre il reparto finanziario estrae manualmente i campi, controlla i duplicati e insegue gli approvatori.

Cosa vedono le squadre

  • Il lavoro attende tra i campi di ricezione fattura ed estrazione fattura.
  • I proprietari ricostruiscono lo stato da Microsoft 365 e dall'archiviazione cloud.

Perché succede

  • Nessuno stato condiviso si estende a Microsoft 365, archiviazione cloud e piattaforma di contabilità.
  • Le regole di decisione ed eccezione vengono applicate in modo incoerente.

Perché diventa costoso

  • La capacità viene consumata dal coordinamento e dalla rilavorazione.
  • Le eccezioni tardive indeboliscono la visibilità e la qualità del servizio.

Risultati aziendali

  • Ciclo di controllo dei record più breve
  • Meno eccezioni di trasferimento ed informazioni mancanti
  • Proprietà chiara dalla ricezione della fattura all'audit della registrazione
  • Decisioni controllabili e ripresa

KPI misurabili

  • Tempo di consegna: Tempo trascorso dalla ricezione della fattura alla registrazione dell'audit.
  • Tasso di intervento manuale: Quota di elementi che necessitano di una persona al di fuori delle condizioni di revisione definite.
  • Età eccezionale: Le eccezioni tempo non risolte rimangono senza un'azione completata.
  • Tasso di completamento riuscito: Condivisione di elementi del flusso di lavoro validi completati senza errori del terminale.

Come funziona il flusso di lavoro

  1. Ricevi fattura — Accettare e identificare l'acquisizione delle fatture e il trigger di approvazione. Microsoft 365
  2. Estrai i campi della fattura — Esegui l'estrazione dei campi della fattura con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Microsoft 365
  3. Convalidare i totali — Esegui la convalida dei totali con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Archiviazione nel cloud
  4. Fornitore della corrispondenza — Eseguire la corrispondenza del fornitore con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Piattaforma contabile
  5. Rileva duplicati — Eseguire il rilevamento dei duplicati con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Microsoft 365
  6. Applicare la politica di approvazione — Eseguire la politica di approvazione dell'applicazione con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Coda di revisione SEIDO
  7. Eccezione di revisione — Eseguire l'eccezione di revisione con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Coda di revisione SEIDO
  8. Passaggio contabile successivo — Eseguire il trasferimento contabile successivo con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Microsoft 365
  9. Controllo della registrazione — Eseguire l'audit della registrazione con dati campione convalidati e un risultato verificabile. Archiviazione nel cloud
  10. Audit e aggiornamento KPI — Persistenza del risultato dell'esecuzione, dei fatti di audit e degli eventi di misurazione del flusso di lavoro. Negozio di esecuzione SEIDO

Integrazioni e proprietà

  • Microsoft 365: Fornire input per il flusso di lavoro
  • Archiviazione nel cloud: Ricerca e aggiornamento del contesto
  • Piattaforma contabile: Ottieni risultati controllati

Responsabilità umana: Direttore finanziario

Fallimento e ripresa

Microsoft 365 è temporaneamente non disponibile.

Riprovare con backoff esponenziale limitato; preservare la corsa e spostarla nella coda degli errori ispezionabili dopo il limite.

I dati richiesti per i campi dell'estrazione della fattura non sono corretti o mancano.

Interrompi le azioni a valle e mostra i campi mancanti, le prove della fonte e l'azione di correzione al revisore nominato.

L'evento trigger o provider viene distribuito più di una volta.

Restituire l'esecuzione esistente identificata dalla chiave di idempotenza e non ripetere le azioni aziendali a valle.

La decisione umana scade prima del completamento.

Passare al sostituto configurato, conservare la richiesta originale e registrare sia la scadenza che la riassegnazione.

Quando non costruirlo

  • Il volume mensile è troppo basso per giustificare l'integrazione di Microsoft 365, archiviazione cloud e piattaforma di contabilità.
  • Una piattaforma configurata esistente gestisce già l'acquisizione e l'approvazione delle fatture con proprietà e reporting adeguati.
  • Dati di origine affidabili o accesso API supportato non sono disponibili.
  • Nessun imprenditore ha l'autorità di definire le regole decisionali e di eccezione.

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