チームが見ているもの
- 契約の受信とキー日付の抽出の間で作業が待機します。
- 所有者はクラウド ストレージと Microsoft 365 からステータスを再構築します。
調達
契約および更新の所有権
契約日、通知期間、更新所有者は、決定期限が近づくまで文書に囚われることになります。
ビジネス上の問題
契約日、通知期間、更新所有者は、決定期限が近づくまで文書に囚われることになります。
なぜそれが起こるのか
- クラウド ストレージ、Microsoft 365、Jira にまたがる共有状態はありません。
- 決定ルールと例外ルールが一貫して適用されません。
なぜ高価になるのか
- 調整と再作業によって容量が消費されます。
- 例外が遅れると、可視性が低下し、サービスの品質が低下します。
ビジネスの成果
- アーカイブ結果サイクルの短縮
- ハンドオフと欠落情報の例外が減少
- 契約の受信から結果のアーカイブまで所有権を明確にする
- 検査可能な決定と回復
測定可能なKPI
- 所要時間: 契約を受け取ってから結果をアーカイブするまでの経過時間。
- 手動介入率: 定義されたレビュー条件外の人員を必要とするアイテムのシェア。
- 例外年齢: アクションが完了しないまま、未解決の例外が残ります。
- 成功率: 有効なワークフロー項目の共有が端末障害なしで完了します。
ワークフローの仕組み
- 契約書を受け取る — 契約と更新所有権トリガーを受け入れて特定します。 クラウドストレージ
- 主要な日付を抽出する — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用してキー日付の抽出を実行します。 クラウドストレージ
- 条件を検証する — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して検証条件を実行します。 マイクロソフト 365
- 所有者の割り当て — 検証されたサンプル データと監査可能な結果を使用して、所有者の割り当てを実行します。 ジラ
- 通知アラートのスケジュールを設定する — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して、スケジュール通知アラートを実行します。 クラウドストレージ
- コマーシャルレビューのトリガー — 検証済みのサンプルデータと監査可能な結果を使用して、トリガー商用レビューを実行します。 SEIDOレビューキュー
- 記録更新決定 — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して、レコード更新の決定を実行します。 SEIDOレビューキュー
- アーカイブ結果 — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用してアーカイブ結果を実行します。 クラウドストレージ
- 監査とKPIの更新 — 実行結果、監査事実、ワークフロー測定イベントを保持します。 SEIDO実行ストア
統合と所有権
- クラウドストレージ: ワークフロー入力を提供する
- マイクロソフト 365: コンテキストの検索と更新
- ジラ: 制御された結果を受け取る
人間の責任: 調達マネージャー
失敗と回復
クラウド ストレージが一時的に利用できなくなりました。
上限付きの指数バックオフを使用して再試行します。実行を保存し、制限を超えた後に検査可能な障害キューに移動します。
抽出キーの日付に必要なデータの形式が正しくないか、欠落しています。
下流のアクションを停止し、指定されたレビュー担当者に不足しているフィールド、ソース証拠、および修正アクションを示します。
トリガーまたはプロバイダー イベントが複数回配信されます。
冪等性キーによって識別された既存の実行を返し、下流のビジネス アクションを繰り返しません。
人間の決定は完了する前に期限切れになります。
設定された代理人にエスカレーションし、元のリクエストを保持し、有効期限と再割り当ての両方を記録します。
これを構築しない場合
- 毎月のボリュームが少なすぎるため、クラウド ストレージ、Microsoft 365、Jira を統合することは正当化できません。
- 既存の構成済みプラットフォームは、適切な所有権とレポートを使用して契約と更新の所有権をすでに処理しています。
- 信頼できるソース データまたはサポートされている API アクセスが利用できません。
- ビジネスオーナーには、決定ルールと例外ルールを定義する権限はありません。