チームが見ているもの
- ベンダー請求書の受信とサービス データの抽出の間で作業が待機します。
- 所有者は Gmail と不動産管理システムからステータスを再構築します。
プロパティの操作
仕入先請求書の割り当て
財務の承認前に、サービス請求書をプロパティ、カテゴリ、予算の所有者と手動で照合する必要があります。
ビジネス上の問題
財務の承認前に、サービス請求書をプロパティ、カテゴリ、予算の所有者と手動で照合する必要があります。
なぜそれが起こるのか
- Gmail、財産管理システム、会計プラットフォームにまたがる共有状態はありません。
- 決定ルールと例外ルールが一貫して適用されません。
なぜ高価になるのか
- 調整と再作業によって容量が消費されます。
- 例外が遅れると、可視性が低下し、サービスの品質が低下します。
ビジネスの成果
- 送信アカウンティングハンドオフサイクルの短縮
- ハンドオフと欠落情報の例外が減少
- 仕入先請求書の受信から所有権をクリアして会計引き継ぎを送信する
- 検査可能な決定と回復
測定可能なKPI
- 所要時間: ベンダー請求書を受信してから会計引き継ぎを送信するまでの経過時間。
- 手動介入率: 定義されたレビュー条件外の人員を必要とするアイテムのシェア。
- 例外年齢: アクションが完了しないまま、未解決の例外が残ります。
- 成功率: 有効なワークフロー項目の共有が端末障害なしで完了します。
ワークフローの仕組み
- 仕入先の請求書を受け取る — 仕入先請求書割り当てトリガーを受け入れて特定します。 Gメール
- サービスデータの抽出 — 検証されたサンプル データと監査可能な結果を使用してサービス データの抽出を実行します。 Gメール
- プロパティの特定 — 検証されたサンプル データと監査可能な結果を使用してプロパティの識別を実行します。 物件管理システム
- コストカテゴリを分類する — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して、コスト カテゴリの分類を実行します。 会計プラットフォーム
- 割り当ての検証 — 検証されたサンプルデータと監査可能な結果を使用して割り当ての検証を実行します。 Gメール
- プロパティマネージャーのレビュー — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して、プロパティ マネージャーのレビューを実行します。 SEIDOレビューキュー
- 請求書の承認 — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して請求書の承認を実行します。 会計プラットフォーム
- 会計ハンドオフを送信する — 検証されたサンプル データと監査可能な結果を使用して、送信アカウンティング ハンドオフを実行します。 Gメール
- 監査とKPIの更新 — 実行結果、監査事実、ワークフロー測定イベントを保持します。 SEIDO実行ストア
統合と所有権
- Gメール: ワークフロー入力を提供する
- 物件管理システム: コンテキストの検索と更新
- 会計プラットフォーム: 制御された結果を受け取る
人間の責任: プロパティマネージャー
失敗と回復
Gmail が一時的に利用できなくなりました。
上限付きの指数バックオフを使用して再試行します。実行を保存し、制限を超えた後に検査可能な障害キューに移動します。
抽出サービス データに必要なデータの形式が正しくないか、欠落しています。
下流のアクションを停止し、指定されたレビュー担当者に不足しているフィールド、ソース証拠、および修正アクションを示します。
トリガーまたはプロバイダー イベントが複数回配信されます。
冪等性キーによって識別された既存の実行を返し、下流のビジネス アクションを繰り返しません。
人間の決定は完了する前に期限切れになります。
設定された代理人にエスカレーションし、元のリクエストを保持し、有効期限と再割り当ての両方を記録します。
これを構築しない場合
- 毎月のボリュームが少なすぎるため、Gmail、資産管理システム、会計プラットフォームを統合することは正当化できません。
- 既存の構成済みプラットフォームは、適切な所有権とレポートを使用してベンダー請求書の割り当てをすでに処理しています。
- 信頼できるソース データまたはサポートされている API アクセスが利用できません。
- ビジネスオーナーには、決定ルールと例外ルールを定義する権限はありません。