チームが見ているもの
- 電子メールを受信して顧客を識別するまでに作業が待機します。
- 所有者は Microsoft 365 と HubSpot からステータスを再構築します。
顧客の成功
顧客の電子メールのトリアージと対応の支援
サポート スタッフは、機密性の高いメッセージには依然として判断が必要であるにもかかわらず、日常的な返信を読んだり、調査したり、下書きしたりするのに時間を費やします。
ビジネス上の問題
サポート スタッフは、機密性の高いメッセージには依然として判断が必要であるにもかかわらず、日常的な返信を読んだり、調査したり、下書きしたりするのに時間を費やします。
なぜそれが起こるのか
- Microsoft 365、HubSpot、クラウド ストレージにまたがる共有状態はありません。
- 決定ルールと例外ルールが一貫して適用されません。
なぜ高価になるのか
- 調整と再作業によって容量が消費されます。
- 例外が遅れると、可視性が低下し、サービスの品質が低下します。
ビジネスの成果
- 送信承認返信サイクルの短縮
- ハンドオフと欠落情報の例外が減少
- 受信メールから所有権をクリアして承認済みの返信を送信する
- 検査可能な決定と回復
測定可能なKPI
- 所要時間: 電子メールを受信してから承認された返信を送信するまでの経過時間。
- 手動介入率: 定義されたレビュー条件外の人員を必要とするアイテムのシェア。
- 例外年齢: アクションが完了しないまま、未解決の例外が残ります。
- 成功率: 有効なワークフロー項目の共有が端末障害なしで完了します。
ワークフローの仕組み
- メールを受信する — 顧客の電子メールのトリアージと応答支援のトリガーを受け入れて特定します。 マイクロソフト 365
- 顧客を特定する — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して顧客の識別を実行します。 マイクロソフト 365
- 意図の分類 — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して分類インテントを実行します。 ハブスポット
- アカウントコンテキストの取得 — 検証されたサンプル データと監査可能な結果を使用してアカウント コンテキストの取得を実行します。 クラウドストレージ
- ガイダンスを見つける — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して検索ガイダンスを実行します。 マイクロソフト 365
- 回答草案 — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用してドラフト応答を実行します。 ハブスポット
- エージェントのレビュー — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用してエージェント レビューを実行します。 SEIDOレビューキュー
- 承認された返信を送信する — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して、承認された返信の送信を実行します。 マイクロソフト 365
- 監査とKPIの更新 — 実行結果、監査事実、ワークフロー測定イベントを保持します。 SEIDO実行ストア
統合と所有権
- マイクロソフト 365: ワークフロー入力を提供する
- ハブスポット: コンテキストの検索と更新
- クラウドストレージ: 制御された結果を受け取る
人間の責任: カスタマーサクセスリード
失敗と回復
Microsoft 365 は一時的に利用できなくなります。
上限付きの指数バックオフを使用して再試行します。実行を保存し、制限を超えた後に検査可能な障害キューに移動します。
顧客を識別するために必要なデータが不正であるか、欠落しています。
下流のアクションを停止し、指定されたレビュー担当者に不足しているフィールド、ソース証拠、および修正アクションを示します。
トリガーまたはプロバイダー イベントが複数回配信されます。
冪等性キーによって識別された既存の実行を返し、下流のビジネス アクションを繰り返しません。
人間の決定は完了する前に期限切れになります。
設定された代理人にエスカレーションし、元のリクエストを保持し、有効期限と再割り当ての両方を記録します。
これを構築しない場合
- 毎月のボリュームが少なすぎるため、Microsoft 365、HubSpot、クラウド ストレージを統合することは正当化できません。
- 既存の構成済みプラットフォームは、適切な所有権とレポートを使用して、顧客の電子メールの優先順位付けと対応支援をすでに処理しています。
- 信頼できるソース データまたはサポートされている API アクセスが利用できません。
- ビジネスオーナーには、決定ルールと例外ルールを定義する権限はありません。