チームが見ているもの
- 会議メモを受信してから決定事項を抽出するまでの間、作業が待機します。
- 所有者は Microsoft 365 と Jira からステータスを再構築します。
運営
会議のアクションから責任ある実行まで
会議メモに記載された決定事項やアクションは、一貫して確認、割り当て、日付が付けられたり、完了まで追跡されたりすることはありません。
ビジネス上の問題
会議メモに記載された決定事項やアクションは、一貫して確認、割り当て、日付が付けられたり、完了まで追跡されたりすることはありません。
なぜそれが起こるのか
- Microsoft 365、Jira、Microsoft Teams にまたがる共有状態はありません。
- 決定ルールと例外ルールが一貫して適用されません。
なぜ高価になるのか
- 調整と再作業によって容量が消費されます。
- 例外が遅れると、可視性が低下し、サービスの品質が低下します。
ビジネスの成果
- トラック完了サイクルの短縮
- ハンドオフと欠落情報の例外が減少
- 会議メモの受信から完了を追跡するまで所有権を明確にする
- 検査可能な決定と回復
測定可能なKPI
- 所要時間: 会議メモを受信してから完了を追跡するまでの経過時間。
- 手動介入率: 定義されたレビュー条件外の人員を必要とするアイテムのシェア。
- 例外年齢: アクションが完了しないまま、未解決の例外が残ります。
- 成功率: 有効なワークフロー項目の共有が端末障害なしで完了します。
ワークフローの仕組み
- 会議メモを受け取る — 説明責任のある実行トリガーとなる会議アクションを受け入れて特定します。 マイクロソフト 365
- 決定事項を抽出する — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して抽出の決定を実行します。 SEIDOレビューキュー
- アクション候補の抽出 — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用して、抽出アクション候補を実行します。 ジラ
- 人間の確認 — 検証されたサンプルデータと監査可能な結果を使用して人間による確認を実行します。 SEIDOレビューキュー
- 所有者の割り当て — 検証されたサンプル データと監査可能な結果を使用して、所有者の割り当てを実行します。 マイクロソフト 365
- 期日を設定する — 検証されたサンプルデータと監査可能な結果を使用して、設定された期日を実行します。 ジラ
- リマインダーを送信する — 検証済みのサンプル データと監査可能な結果を使用してリマインダーの送信を実行します。 マイクロソフトチーム
- トラックの完了 — 検証されたサンプル データと監査可能な結果を使用してトラック完了を実行します。 マイクロソフト 365
- 監査とKPIの更新 — 実行結果、監査事実、ワークフロー測定イベントを保持します。 SEIDO実行ストア
統合と所有権
- マイクロソフト 365: ワークフロー入力を提供する
- ジラ: コンテキストの検索と更新
- マイクロソフトチーム: 制御された結果を受け取る
人間の責任: 運用管理者
失敗と回復
Microsoft 365 は一時的に利用できなくなります。
上限付きの指数バックオフを使用して再試行します。実行を保存し、制限を超えた後に検査可能な障害キューに移動します。
抽出の決定に必要なデータの形式が正しくないか、欠落しています。
下流のアクションを停止し、指定されたレビュー担当者に不足しているフィールド、ソース証拠、および修正アクションを示します。
トリガーまたはプロバイダー イベントが複数回配信されます。
冪等性キーによって識別された既存の実行を返し、下流のビジネス アクションを繰り返しません。
人間の決定は完了する前に期限切れになります。
設定された代理人にエスカレーションし、元のリクエストを保持し、有効期限と再割り当ての両方を記録します。
これを構築しない場合
- Microsoft 365、Jira、Microsoft Teams を統合するには、毎月のボリュームが少なすぎます。
- 既存の構成済みプラットフォームは、適切な所有権とレポートを使用して会議のアクションをすでに処理し、責任ある実行を行っています。
- 信頼できるソース データまたはサポートされている API アクセスが利用できません。
- ビジネスオーナーには、決定ルールと例外ルールを定義する権限はありません。