O que as equipes veem
- O trabalho aguarda entre o recebimento da fatura do fornecedor e a extração dos dados do serviço.
- Os proprietários reconstroem o status do Gmail e do sistema de gerenciamento de propriedades.
Operações de propriedade
Alocação de fatura de fornecedor
As faturas de serviço devem ser conciliadas manualmente com uma propriedade, categoria e proprietário do orçamento antes da aprovação do financiamento.
Problema de negócios
As faturas de serviço devem ser conciliadas manualmente com uma propriedade, categoria e proprietário do orçamento antes da aprovação do financiamento.
Por que isso acontece
- Nenhum estado compartilhado abrange Gmail, sistema de gerenciamento de propriedades e plataforma de contabilidade.
- As regras de decisão e de exceção são aplicadas de forma inconsistente.
Por que fica caro
- A capacidade é consumida pela coordenação e retrabalho.
- As exceções tardias enfraquecem a visibilidade e a qualidade do serviço.
Resultados de negócios
- Ciclo de transferência de contabilidade de envio mais curto
- Menos transferências e exceções de informações faltantes
- Limpar a propriedade do recebimento da fatura do fornecedor para enviar a transferência contábil
- Decisões inspecionáveis e recuperação
KPIs mensuráveis
- Tempo de resposta: Tempo decorrido desde o recebimento da fatura do fornecedor até o envio da transferência contábil.
- Taxa de intervenção manual: Parcela de itens que necessitam de uma pessoa fora das condições de revisão definidas.
- Idade de exceção: As exceções não resolvidas permanecem sem uma ação concluída.
- Taxa de conclusão bem-sucedida: Compartilhamento de itens de fluxo de trabalho válidos concluídos sem falha do terminal.
Como funciona o fluxo de trabalho
- Receber fatura do fornecedor — Aceite e identifique o gatilho de alocação de fatura do fornecedor. Gmail
- Extraia dados de serviço — Execute dados de serviço de extração com dados de amostra validados e um resultado auditável. Gmail
- Identificar propriedade — Execute a propriedade de identificação com dados de amostra validados e um resultado auditável. Sistema de gerenciamento de propriedades
- Classificar categoria de custo — Execute a classificação da categoria de custo com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma de contabilidade
- Validar alocação — Execute a alocação validada com dados de amostra validados e um resultado auditável. Gmail
- Avaliação do gerente de propriedade — Execute a revisão do gerente de propriedade com dados de amostra validados e um resultado auditável. Fila de revisão SEIDO
- Aprovar fatura — Execute a fatura aprovada com dados de amostra validados e um resultado auditável. Plataforma de contabilidade
- Enviar transferência contábil — Execute o envio de transferência contábil com dados de amostra validados e um resultado auditável. Gmail
- Atualização de auditoria e KPI — Persista o resultado da execução, os fatos de auditoria e os eventos de medição do fluxo de trabalho. Armazenamento de execução SEIDO
Integrações e propriedade
- Gmail: Forneça informações sobre o fluxo de trabalho
- Sistema de gerenciamento de propriedades: Contexto de pesquisa e atualização
- Plataforma de contabilidade: Receba resultados controlados
Responsabilidade humana: Gerente de propriedade
Falha e recuperação
O Gmail está temporariamente indisponível.
Tente novamente com espera exponencial limitada; preserve a execução e mova-a para a fila de falhas inspecionáveis após o limite.
Os dados necessários para extrair dados do serviço estão incorretos ou ausentes.
Interrompa as ações posteriores e mostre os campos ausentes, as evidências de origem e as ações de correção ao revisor nomeado.
O evento acionador ou provedor é entregue mais de uma vez.
Retorne a execução existente identificada pela chave de idempotência e não repita ações comerciais posteriores.
A decisão humana expira antes de ser concluída.
Escale para o substituto configurado, retenha a solicitação original e registre a expiração e a reatribuição.
Quando não construir isso
- O volume mensal é muito baixo para justificar a integração do Gmail, sistema de gestão de propriedades e plataforma de contabilidade.
- Uma plataforma configurada existente já lida com a alocação de faturas de fornecedores com propriedade e relatórios adequados.
- Dados de origem confiáveis ou acesso à API compatível não estão disponíveis.
- Nenhum empresário tem autoridade para definir as regras de decisão e exceção.
Fluxos de trabalho relacionados
Entrada e aprovação de faturasAs faturas dos fornecedores aguardam nas caixas de entrada enquanto o departamento financeiro extrai manualmente os campos, verifica as duplicatas e procura os aprovadores.Prevenção de faturas duplicadasA mesma fatura de fornecedor pode entrar através de diferentes nomes de arquivos, caixas de entrada ou tentativas de entrada de dados e ser lançada duas vezes.Fluxo de trabalho de cobrança de contas a receberAs faturas vencidas são acompanhadas de forma inconsistente e os proprietários das contas não têm um registo claro de lembretes, disputas e promessas de pagamento.