Finances

Flux de travail de recouvrement des comptes clients

Les factures en souffrance font l’objet d’un suivi incohérent et les titulaires de comptes ne disposent pas d’un enregistrement clair des rappels, des litiges et des promesses de paiement.

Problème commercial

Les factures en souffrance font l’objet d’un suivi incohérent et les titulaires de comptes ne disposent pas d’un enregistrement clair des rappels, des litiges et des promesses de paiement.

Ce que voient les équipes

  • Le travail attend entre la lecture des créances et le calcul de l'âge des factures.
  • Les propriétaires reconstruisent le statut à partir de la plateforme comptable et de Microsoft 365.

Pourquoi ça arrive

  • Aucun état partagé ne couvre la plateforme de comptabilité, Microsoft 365, HubSpot.
  • Les règles de décision et d’exception sont appliquées de manière incohérente.

Pourquoi ça devient cher

  • La capacité est consommée par la coordination et le remaniement.
  • Les exceptions tardives affaiblissent la visibilité et la qualité du service.

Résultats commerciaux

  • Cycle de statut de collecte de mises à jour plus court
  • Moins d’exceptions de transfert et d’informations manquantes
  • Effacer la propriété des créances lues pour mettre à jour l’état du recouvrement
  • Décisions inspectables et récupération

KPI mesurables

  • Délai d'exécution: Temps écoulé entre la lecture des créances et la mise à jour du statut de recouvrement.
  • Tarif d'intervention manuelle: Part des éléments nécessitant une personne en dehors des conditions d’examen définies.
  • Âge exceptionnel: Les exceptions non résolues restent sans action terminée.
  • Taux de réussite: Part des éléments de flux de travail valides se terminant sans défaillance du terminal.

Comment fonctionne le flux de travail

  1. Lire les créances — Acceptez et identifiez le déclencheur du workflow de recouvrement des comptes clients. Plateforme comptable
  2. Calculer l'âge de la facture — Exécutez le calcul de l’âge de la facture avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme comptable
  3. Vérifier l'état du paiement — Exécutez le statut de paiement des chèques avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Microsoft 365
  4. Sélectionnez la politique de rappel — Exécutez une politique de rappel sélectionnée avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. HubSpot
  5. Envoyer un rappel — Exécutez l’envoi d’un rappel avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme comptable
  6. Enregistrer la promesse de payer — Exécutez la promesse de paiement du journal avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Microsoft 365
  7. Escalader le compte en retard — Exécutez un compte en retard avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. HubSpot
  8. Mettre à jour l'état de la collecte — Exécutez l’état de la collecte des mises à jour avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme comptable
  9. Audit et mise à jour des KPI — Conservez le résultat de l’exécution, les faits d’audit et les événements de mesure du flux de travail. Magasin d'exécution SEIDO

Intégrations et propriété

  • Plateforme comptable: Fournir une entrée sur le flux de travail
  • Microsoft 365: Contexte de recherche et de mise à jour
  • HubSpot: Recevez un résultat contrôlé

Responsabilité humaine: Responsable financier

Échec et récupération

La plateforme comptable est temporairement indisponible.

Réessayez avec un recul exponentiel plafonné ; conserver l'exécution et la déplacer vers la file d'attente des échecs inspectables après la limite.

Les données requises pour calculer l'âge de la facture sont mal formées ou manquantes.

Arrêtez les actions en aval et affichez les champs manquants, les preuves sources et les actions de correction au réviseur nommé.

L'événement déclencheur ou fournisseur est transmis plusieurs fois.

Renvoyez l’exécution existante identifiée par la clé d’idempotence et ne répétez pas les actions commerciales en aval.

La décision humaine expire avant son achèvement.

Transférez la demande au remplaçant configuré, conservez la demande d'origine et enregistrez l'expiration et la réaffectation.

Quand ne pas construire ça

  • Le volume mensuel est trop faible pour justifier l'intégration de la plateforme comptable, Microsoft 365, HubSpot.
  • Une plate-forme configurée existante gère déjà le flux de travail de recouvrement des comptes clients avec une propriété et un reporting adéquats.
  • Les données sources fiables ou l'accès API pris en charge ne sont pas disponibles.
  • Aucun propriétaire d'entreprise n'a le pouvoir de définir les règles de décision et d'exception.

Flux de travail associés

Routage intelligent des leads entrantsLes leads arrivent via des formulaires, des boîtes de réception et des campagnes déconnectés et sont attribués trop lentement ou au mauvais propriétaire.Workflow de qualification des leads et d’ajustement des comptesLes commerciaux passent un temps précieux à enquêter manuellement sur les prospects qui ne correspondent pas au profil commercial.De la découverte des ventes au CRM structuréLes détails importants des appels de découverte et des notes ne parviennent pas systématiquement au CRM, ce qui affaiblit le suivi et les prévisions.