Finances

Réception et approbation des factures

Les factures des fournisseurs attendent dans les boîtes de réception pendant que le service financier extrait manuellement les champs, vérifie les doublons et recherche les approbateurs.

Problème commercial

Les factures des fournisseurs attendent dans les boîtes de réception pendant que le service financier extrait manuellement les champs, vérifie les doublons et recherche les approbateurs.

Ce que voient les équipes

  • Le travail attend entre les champs de réception de facture et d'extraction de facture.
  • Les propriétaires reconstruisent le statut à partir de Microsoft 365 et du stockage Cloud.

Pourquoi ça arrive

  • Aucun état partagé ne couvre Microsoft 365, le stockage cloud et la plateforme de comptabilité.
  • Les règles de décision et d’exception sont appliquées de manière incohérente.

Pourquoi ça devient cher

  • La capacité est consommée par la coordination et le remaniement.
  • Les exceptions tardives affaiblissent la visibilité et la qualité du service.

Résultats commerciaux

  • Cycle de vérification des dossiers plus court
  • Moins d’exceptions de transfert et d’informations manquantes
  • Effacer la propriété depuis la réception de la facture jusqu'à l'enregistrement de l'audit
  • Décisions inspectables et récupération

KPI mesurables

  • Délai d'exécution: Temps écoulé entre la réception de la facture et l'enregistrement de l'audit.
  • Tarif d'intervention manuelle: Part des éléments nécessitant une personne en dehors des conditions d’examen définies.
  • Âge exceptionnel: Les exceptions non résolues restent sans action terminée.
  • Taux de réussite: Part des éléments de flux de travail valides se terminant sans défaillance du terminal.

Comment fonctionne le flux de travail

  1. Recevoir la facture — Acceptez et identifiez le déclencheur de réception et d’approbation de la facture. Microsoft 365
  2. Extraire les champs de la facture — Exécutez l’extraction des champs de facture avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Microsoft 365
  3. Valider les totaux — Exécutez des totaux validés avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Stockage en nuage
  4. Faire correspondre le fournisseur — Exécutez la correspondance avec le fournisseur avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme comptable
  5. Détecter les doublons — Exécutez la détection des doublons avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Microsoft 365
  6. Appliquer la politique d'approbation — Exécutez la politique d’approbation d’application avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. File d'attente de révision SEIDO
  7. Exception de révision — Exécutez l’exception d’examen avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. File d'attente de révision SEIDO
  8. Transfert post-comptabilité — Exécutez le transfert post-comptabilité avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Microsoft 365
  9. Vérification des dossiers — Exécutez un audit d’enregistrement avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Stockage en nuage
  10. Audit et mise à jour des KPI — Conservez le résultat de l’exécution, les faits d’audit et les événements de mesure du flux de travail. Magasin d'exécution SEIDO

Intégrations et propriété

  • Microsoft 365: Fournir une entrée sur le flux de travail
  • Stockage en nuage: Contexte de recherche et de mise à jour
  • Plateforme comptable: Recevez un résultat contrôlé

Responsabilité humaine: Responsable financier

Échec et récupération

Microsoft 365 est temporairement indisponible.

Réessayez avec un recul exponentiel plafonné ; conserver l'exécution et la déplacer vers la file d'attente des échecs inspectables après la limite.

Les données requises pour les champs de facture d'extraction sont mal formées ou manquantes.

Arrêtez les actions en aval et affichez les champs manquants, les preuves sources et les actions de correction au réviseur nommé.

L'événement déclencheur ou fournisseur est transmis plusieurs fois.

Renvoyez l’exécution existante identifiée par la clé d’idempotence et ne répétez pas les actions commerciales en aval.

La décision humaine expire avant son achèvement.

Transférez la demande au remplaçant configuré, conservez la demande d'origine et enregistrez l'expiration et la réaffectation.

Quand ne pas construire ça

  • Le volume mensuel est trop faible pour justifier l'intégration de Microsoft 365, du stockage Cloud et de la plateforme de comptabilité.
  • Une plate-forme configurée existante gère déjà la réception et l'approbation des factures avec une propriété et un reporting adéquats.
  • Les données sources fiables ou l'accès API pris en charge ne sont pas disponibles.
  • Aucun propriétaire d'entreprise n'a le pouvoir de définir les règles de décision et d'exception.

Flux de travail associés

Routage intelligent des leads entrantsLes leads arrivent via des formulaires, des boîtes de réception et des campagnes déconnectés et sont attribués trop lentement ou au mauvais propriétaire.Workflow de qualification des leads et d’ajustement des comptesLes commerciaux passent un temps précieux à enquêter manuellement sur les prospects qui ne correspondent pas au profil commercial.De la découverte des ventes au CRM structuréLes détails importants des appels de découverte et des notes ne parviennent pas systématiquement au CRM, ce qui affaiblit le suivi et les prévisions.