Approvisionnement

Demande d'achat à approbation

Les demandes d'achat arrivent avec un budget, une catégorie ou une justification manquant et attendent que la propriété de l'approbation soit résolue.

Problème commercial

Les demandes d'achat arrivent avec un budget, une catégorie ou une justification manquant et attendent que la propriété de l'approbation soit résolue.

Ce que voient les équipes

  • Le travail attend entre la soumission de la demande d'achat et la validation de la demande.
  • Les propriétaires reconstruisent le statut à partir des formulaires Web et de la plateforme ERP.

Pourquoi ça arrive

  • Aucun état partagé ne couvre les formulaires Web, la plateforme ERP ou Microsoft Teams.
  • Les règles de décision et d’exception sont appliquées de manière incohérente.

Pourquoi ça devient cher

  • La capacité est consommée par la coordination et le remaniement.
  • Les exceptions tardives affaiblissent la visibilité et la qualité du service.

Résultats commerciaux

  • Cycle de demande de mise à jour plus court
  • Moins d’exceptions de transfert et d’informations manquantes
  • Effacer la propriété lors de la soumission de la demande d'achat pour mettre à jour le demandeur
  • Décisions inspectables et récupération

KPI mesurables

  • Délai d'exécution: Temps écoulé entre la soumission de la demande d'achat et la mise à jour du demandeur.
  • Tarif d'intervention manuelle: Part des éléments nécessitant une personne en dehors des conditions d’examen définies.
  • Âge exceptionnel: Les exceptions non résolues restent sans action terminée.
  • Taux de réussite: Part des éléments de flux de travail valides se terminant sans défaillance du terminal.

Comment fonctionne le flux de travail

  1. Soumettre la demande d'achat — Acceptez et identifiez la demande d’achat jusqu’au déclencheur d’approbation. Formulaires Web
  2. Valider la demande — Exécutez la demande de validation avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Formulaires Web
  3. Vérifier le budget — Exécutez le budget de contrôle avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme ERP
  4. Classer la catégorie — Exécutez la catégorie de classification avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Équipes Microsoft
  5. Appliquer la politique d'approbation — Exécutez la politique d’approbation d’application avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. File d'attente de révision SEIDO
  6. Examen des achats — Exécuter l’examen des achats avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. File d'attente de révision SEIDO
  7. Créer un transfert de bon de commande — Exécutez le transfert de création de po avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Équipes Microsoft
  8. Demandeur de mise à jour — Exécutez le demandeur de mise à jour avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Formulaires Web
  9. Audit et mise à jour des KPI — Conservez le résultat de l’exécution, les faits d’audit et les événements de mesure du flux de travail. Magasin d'exécution SEIDO

Intégrations et propriété

  • Formulaires Web: Fournir une entrée sur le flux de travail
  • Plateforme ERP: Contexte de recherche et de mise à jour
  • Équipes Microsoft: Recevez un résultat contrôlé

Responsabilité humaine: Responsable des achats

Échec et récupération

Les formulaires Web sont temporairement indisponibles.

Réessayez avec un recul exponentiel plafonné ; conserver l'exécution et la déplacer vers la file d'attente des échecs inspectables après la limite.

Les données requises pour la demande de validation sont mal formées ou manquantes.

Arrêtez les actions en aval et affichez les champs manquants, les preuves sources et les actions de correction au réviseur nommé.

L'événement déclencheur ou fournisseur est transmis plusieurs fois.

Renvoyez l’exécution existante identifiée par la clé d’idempotence et ne répétez pas les actions commerciales en aval.

La décision humaine expire avant son achèvement.

Transférez la demande au remplaçant configuré, conservez la demande d'origine et enregistrez l'expiration et la réaffectation.

Quand ne pas construire ça

  • Le volume mensuel est trop faible pour justifier l'intégration de formulaires Web, plateforme ERP, Microsoft Teams.
  • Une plate-forme configurée existante gère déjà les demandes d'achat jusqu'à leur approbation avec une propriété et des rapports adéquats.
  • Les données sources fiables ou l'accès API pris en charge ne sont pas disponibles.
  • Aucun propriétaire d'entreprise n'a le pouvoir de définir les règles de décision et d'exception.

Flux de travail associés

Routage intelligent des leads entrantsLes leads arrivent via des formulaires, des boîtes de réception et des campagnes déconnectés et sont attribués trop lentement ou au mauvais propriétaire.Workflow de qualification des leads et d’ajustement des comptesLes commerciaux passent un temps précieux à enquêter manuellement sur les prospects qui ne correspondent pas au profil commercial.De la découverte des ventes au CRM structuréLes détails importants des appels de découverte et des notes ne parviennent pas systématiquement au CRM, ce qui affaiblit le suivi et les prévisions.