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Temps et dépenses liés à la préparation des factures

Les équipes de facturation comparent manuellement les enregistrements de temps et de dépenses avec les règles d'engagement avant de pouvoir commencer la préparation des factures.

Problème commercial

Les équipes de facturation comparent manuellement les enregistrements de temps et de dépenses avec les règles d'engagement avant de pouvoir commencer la préparation des factures.

Ce que voient les équipes

  • Le travail attend entre la clôture de la période de facturation et la collecte des entrées de temps.
  • Les propriétaires reconstruisent le statut à partir de la plateforme de suivi du temps et de la plateforme ERP.

Pourquoi ça arrive

  • Aucun état partagé ne s'étend sur la plateforme de suivi du temps, la plateforme ERP, la plateforme comptable.
  • Les règles de décision et d’exception sont appliquées de manière incohérente.

Pourquoi ça devient cher

  • La capacité est consommée par la coordination et le remaniement.
  • Les exceptions tardives affaiblissent la visibilité et la qualité du service.

Résultats commerciaux

  • Cycle de transfert financier plus court
  • Moins d’exceptions de transfert et d’informations manquantes
  • Effacer la propriété de la période de facturation de clôture jusqu'au transfert du financement
  • Décisions inspectables et récupération

KPI mesurables

  • Délai d'exécution: Temps écoulé entre la clôture de la période de facturation et le transfert du financement.
  • Tarif d'intervention manuelle: Part des éléments nécessitant une personne en dehors des conditions d’examen définies.
  • Âge exceptionnel: Les exceptions non résolues restent sans action terminée.
  • Taux de réussite: Part des éléments de flux de travail valides se terminant sans défaillance du terminal.

Comment fonctionne le flux de travail

  1. Clôturer la période de facturation — Acceptez et identifiez le temps et les dépenses nécessaires au déclenchement de la préparation des factures. Plateforme de suivi du temps
  2. Collecter les entrées de temps — Exécutez la collecte des entrées de temps avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme de suivi du temps
  3. Collecter les dépenses — Exécutez la collecte des dépenses avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme ERP
  4. Valider les règles d'engagement — Exécutez des règles de mission validées avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme comptable
  5. Identifier les exceptions — Exécutez et identifiez les exceptions avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme de suivi du temps
  6. Approbation du gestionnaire — Exécutez l’approbation du responsable avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. File d'attente de révision SEIDO
  7. Préparer le dossier de facturation — Exécutez la préparation du dossier de facturation avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme comptable
  8. Transfert financier — Exécutez le transfert financier avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Plateforme de suivi du temps
  9. Audit et mise à jour des KPI — Conservez le résultat de l’exécution, les faits d’audit et les événements de mesure du flux de travail. Magasin d'exécution SEIDO

Intégrations et propriété

  • Plateforme de suivi du temps: Fournir une entrée sur le flux de travail
  • Plateforme ERP: Contexte de recherche et de mise à jour
  • Plateforme comptable: Recevez un résultat contrôlé

Responsabilité humaine: Responsable des missions

Échec et récupération

La plateforme de suivi du temps est temporairement indisponible.

Réessayez avec un recul exponentiel plafonné ; conserver l'exécution et la déplacer vers la file d'attente des échecs inspectables après la limite.

Les données requises pour collecter les entrées de temps sont mal formées ou manquantes.

Arrêtez les actions en aval et affichez les champs manquants, les preuves sources et les actions de correction au réviseur nommé.

L'événement déclencheur ou fournisseur est transmis plusieurs fois.

Renvoyez l’exécution existante identifiée par la clé d’idempotence et ne répétez pas les actions commerciales en aval.

La décision humaine expire avant son achèvement.

Transférez la demande au remplaçant configuré, conservez la demande d'origine et enregistrez l'expiration et la réaffectation.

Quand ne pas construire ça

  • Le volume mensuel est trop faible pour justifier l'intégration de la plateforme de suivi du temps, de la plateforme ERP et de la plateforme comptable.
  • Une plate-forme configurée existante gère déjà le temps et les dépenses liés à la préparation des factures avec une propriété et un reporting adéquats.
  • Les données sources fiables ou l'accès API pris en charge ne sont pas disponibles.
  • Aucun propriétaire d'entreprise n'a le pouvoir de définir les règles de décision et d'exception.

Flux de travail associés

Routage intelligent des leads entrantsLes leads arrivent via des formulaires, des boîtes de réception et des campagnes déconnectés et sont attribués trop lentement ou au mauvais propriétaire.Workflow de qualification des leads et d’ajustement des comptesLes commerciaux passent un temps précieux à enquêter manuellement sur les prospects qui ne correspondent pas au profil commercial.De la découverte des ventes au CRM structuréLes détails importants des appels de découverte et des notes ne parviennent pas systématiquement au CRM, ce qui affaiblit le suivi et les prévisions.