团队看到什么
- 工作在接收文档请求和验证源数据之间等待。
- 所有者从数据库和 Google Drive 重建状态。
运营
文件生成和批准
业务文档由分散的记录组成，模板、审核步骤和版本所有权不一致。
业务问题
业务文档由分散的记录组成，模板、审核步骤和版本所有权不一致。
为什么会发生这种情况
- 数据库、Google Drive、Microsoft 365 之间没有共享状态。
- 决策和例外规则的应用不一致。
为什么它变得昂贵
- 能力因协调和返工而消耗。
- 迟到的例外会削弱可见性和服务质量。
业务成果
- 更短的归档记录周期
- 更少的交接和信息缺失异常
- 从接收文档请求到归档记录的所有权清晰
- 可检查的决策和恢复
可衡量的关键绩效指标
- 周转时间: 从收到文档请求到归档记录所用的时间。
- 人工干预率: 在规定的审查条件之外需要人员的项目份额。
- 异常年龄: 未完成的操作仍存在时间未解决的异常。
- 成功完成率: 共享在没有终端故障的情况下完成的有效工作流程项目。
工作流程如何运作
- 接收文件请求 — 接受并识别文档生成和批准触发器。 数据库
- 验证源数据 — 使用经过验证的示例数据和可审核的结果执行验证源数据。 数据库
- 选择模板 — 使用经过验证的示例数据和可审核的结果执行选择模板。 谷歌云端硬盘
- 生成文档 — 使用经过验证的示例数据和可审核的结果执行生成文档。 微软365
- 指定审稿人 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行分配审阅者。 SEIDO 审核队列
- 捕获修正 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行捕获校正。 谷歌云端硬盘
- 批准版本 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行批准版本。 微软365
- 分发文件 — 使用经过验证的示例数据和可审核的结果执行分发文档。 数据库
- 存档记录 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行存档记录。 谷歌云端硬盘
- 审计和 KPI 更新 — 保留执行结果、审计事实和工作流程测量事件。 SEIDO执行商店
整合和所有权
- 数据库: 提供工作流程输入
- 谷歌云端硬盘: 查找和更新上下文
- 微软365: 收到受控结果
人类责任: 运营经理
失败与恢复
数据库暂时不可用。
使用有上限的指数退避重试；保留运行并将其移至限制后的可检查故障队列。
验证源数据所需的数据格式错误或丢失。
停止下游操作并向指定审阅者显示缺失字段、源证据和更正操作。
触发器或提供者事件被传递多次。
返回由幂等键标识的现有执行，并且不重复下游业务操作。
人类的决定在完成之前就失效了。
升级到配置的替代者，保留原始请求并记录到期和重新分配。
什么时候不构建这个
- 每月的交易量太低，无法证明集成数据库、Google Drive、Microsoft 365 的合理性。
- 现有的配置平台已经可以处理文档生成和批准，并具有足够的所有权和报告。
- 可靠的源数据或支持的 API 访问不可用。
- 任何企业主都无权定义决策和例外规则。