团队看到什么
- 工作在接收会议记录和提取决策之间等待。
- 所有者从 Microsoft 365 和 Jira 重建状态。
运营
会议行动以负责任的执行
会议记录中的决定和行动并未得到一致的确认、分配、注明日期或跟进直至完成。
业务问题
会议记录中的决定和行动并未得到一致的确认、分配、注明日期或跟进直至完成。
为什么会发生这种情况
- Microsoft 365、Jira、Microsoft Teams 之间没有共享状态。
- 决策和例外规则的应用不一致。
为什么它变得昂贵
- 能力因协调和返工而消耗。
- 迟到的例外会削弱可见性和服务质量。
业务成果
- 更短的轨道完成周期
- 更少的交接和信息缺失异常
- 明确所有权，从接收会议记录到跟踪完成情况
- 可检查的决策和恢复
可衡量的关键绩效指标
- 周转时间: 从收到会议记录到跟踪完成情况所用的时间。
- 人工干预率: 在规定的审查条件之外需要人员的项目份额。
- 异常年龄: 未完成的操作仍存在时间未解决的异常。
- 成功完成率: 共享在没有终端故障的情况下完成的有效工作流程项目。
工作流程如何运作
- 接收会议记录 — 接受并确定会议行动以触发负责任的执行。 微软365
- 提取决策 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行提取决策。 SEIDO 审核队列
- 提取候选行动 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行提取候选操作。 吉拉
- 人工确认 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果进行人工确认。 SEIDO 审核队列
- 指定所有者 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行分配所有者。 微软365
- 设定截止日期 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行设定的截止日期。 吉拉
- 发送提醒 — 使用经过验证的示例数据和可审核的结果执行发送提醒。 微软团队
- 轨道完成 — 使用经过验证的样本数据和可审核的结果执行跟踪完成。 微软365
- 审计和 KPI 更新 — 保留执行结果、审计事实和工作流程测量事件。 SEIDO执行商店
整合和所有权
- 微软365: 提供工作流程输入
- 吉拉: 查找和更新上下文
- 微软团队: 收到受控结果
人类责任: 运营经理
失败与恢复
Microsoft 365 暂时不可用。
使用有上限的指数退避重试；保留运行并将其移至限制后的可检查故障队列。
提取决策所需的数据格式错误或丢失。
停止下游操作并向指定审阅者显示缺失字段、源证据和更正操作。
触发器或提供者事件被传递多次。
返回由幂等键标识的现有执行，并且不重复下游业务操作。
人类的决定在完成之前就失效了。
升级到配置的替代者，保留原始请求并记录到期和重新分配。
什么时候不构建这个
- 每月的数量太低，无法证明集成 Microsoft 365、Jira、Microsoft Teams 的合理性。
- 现有的配置平台已经处理会议行动，以负责任的方式执行，并提供足够的所有权和报告。
- 可靠的源数据或支持的 API 访问不可用。
- 任何企业主都无权定义决策和例外规则。