Финанси

Работен процес за събиране на вземания

Просрочените фактури се проследяват непоследователно и собствениците на акаунти нямат ясен запис на напомняния, оспорвания и обещания за плащане.

Бизнес проблем

Просрочените фактури се проследяват непоследователно и собствениците на акаунти нямат ясен запис на напомняния, оспорвания и обещания за плащане.

Какво виждат отборите

  • Работа чака между прочетените вземания и изчисляването на възрастта на фактурата.
  • Собствениците възстановяват състоянието от счетоводната платформа и Microsoft 365.

Защо се случва

  • Няма споделено състояние, обхващащо Счетоводна платформа, Microsoft 365, HubSpot.
  • Правилата за решение и изключение се прилагат непоследователно.

Защо става скъпо

  • Капацитетът се изразходва от координиране и преработка.
  • Късните изключения отслабват видимостта и качеството на услугата.

Бизнес резултати

  • По-кратък цикъл на събиране на актуализирани данни
  • По-малко изключения за предаване и липсваща информация
  • Изчистете собствеността от прочетените вземания, за да актуализирате състоянието на събиране
  • Подлежащи на проверка решения и възстановяване

Измерими KPI

  • Време за изпълнение: Изминало време от прочитане на вземанията до актуализиране на състоянието на събиране.
  • Степен на ръчна намеса: Дял на артикулите, които се нуждаят от лице извън определените условия за преглед.
  • Изключение възраст: Време неразрешените изключения остават без завършено действие.
  • Процент на успешно завършване: Дял на валидни елементи от работния процес, завършващи без отказ на терминала.

Как работи работният процес

  1. Прочетете вземанията — Приемете и идентифицирайте тригера за работния поток за събиране на вземания. Счетоводна платформа
  2. Изчислете възрастта на фактурата — Изпълнете изчисляване на възрастта на фактурата с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Счетоводна платформа
  3. Проверете състоянието на плащането — Изпълнете чек статус на плащане с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Microsoft 365
  4. Изберете политика за напомняне — Изпълнете политика за напомняне за избор с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. HubSpot
  5. Изпрати напомняне — Изпълнете напомняне за изпращане с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Счетоводна платформа
  6. Влезте обещание за плащане — Изпълнете обещанието за плащане с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Microsoft 365
  7. Ескалиране на просрочен акаунт — Изпълнете ескалиране на просрочен акаунт с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. HubSpot
  8. Актуализиране на състоянието на колекцията — Изпълнете статуса на събиране на актуализации с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Счетоводна платформа
  9. Одит и актуализация на KPI — Поддържайте резултата от изпълнението, фактите от одита и събитията за измерване на работния процес. Магазин за екзекуции SEIDO

Интеграции и собственост

  • Счетоводна платформа: Предоставете информация за работния процес
  • Microsoft 365: Търсене и актуализиране на контекста
  • HubSpot: Получаване на контролиран резултат

Човешка отговорност: Финансов мениджър

Отказ и възстановяване

Счетоводната платформа е временно недостъпна.

Повторен опит с ограничено експоненциално забавяне; запазете изпълнението и го преместете в инспектируемата опашка за отказ след лимита.

Необходимите данни за изчисляване на възрастта на фактурата са неправилно формирани или липсват.

Спрете действията надолу по веригата и покажете липсващите полета, изходните доказателства и коригиращите действия на посочения проверяващ.

Тригерът или събитието на доставчика се доставят повече от веднъж.

Върнете съществуващото изпълнение, идентифицирано от ключа за идемпотентност, и не повтаряйте бизнес действия надолу по веригата.

Човешкото решение изтича преди завършване.

Ескалирайте до конфигурирания заместител, запазете оригиналната заявка и запишете както изтичането, така и преназначаването.

Кога не трябва да се изгражда това

  • Месечният обем е твърде малък, за да оправдае интегрирането на счетоводна платформа, Microsoft 365, HubSpot.
  • Съществуваща конфигурирана платформа вече обработва работния процес за събиране на вземания с адекватна собственост и отчитане.
  • Няма надежден източник на данни или поддържан API достъп.
  • Никой собственик на бизнес няма правомощия да определя решенията и правилата за изключения.

Свързани работни процеси

Интелигентно входящо маршрутизиране на потенциални клиентиПотенциалните клиенти пристигат чрез несвързани формуляри, входящи кутии и кампании и се присвояват твърде бавно или на грешен собственик.Квалификация на водещи клиенти и работен процес за приспособяване към акаунтаТърговските представители прекарват ценно време ръчно в проучване на перспективи, които не отговарят на търговския профил.Откриване на продажби към структуриран CRMВажни детайли от обаждания за откриване и бележки не достигат до CRM последователно, което отслабва проследяването и прогнозирането.