Операции

Генериране и одобрение на документи

Бизнес документите се събират от разпръснати записи с непоследователни шаблони, стъпки за преглед и собственост на версията.

Бизнес проблем

Бизнес документите се събират от разпръснати записи с непоследователни шаблони, стъпки за преглед и собственост на версията.

Какво виждат отборите

  • Работа изчаква между получаването на заявката за документ и валидирането на изходните данни.
  • Собствениците възстановяват състоянието от база данни и Google Диск.

Защо се случва

  • Нито едно споделено състояние не обхваща база данни, Google Диск, Microsoft 365.
  • Правилата за решение и изключение се прилагат непоследователно.

Защо става скъпо

  • Капацитетът се изразходва от координиране и преработка.
  • Късните изключения отслабват видимостта и качеството на услугата.

Бизнес резултати

  • По-кратък цикъл на архивен запис
  • По-малко изключения за предаване и липсваща информация
  • Изчистване на собствеността от заявка за получаване на документ към архивен запис
  • Подлежащи на проверка решения и възстановяване

Измерими KPI

  • Време за изпълнение: Изминало време от заявката за получаване на документ до архивния запис.
  • Степен на ръчна намеса: Дял на артикулите, които се нуждаят от лице извън определените условия за преглед.
  • Изключение възраст: Време неразрешените изключения остават без завършено действие.
  • Процент на успешно завършване: Дял на валидни елементи от работния процес, завършващи без отказ на терминала.

Как работи работният процес

  1. Получаване на заявка за документ — Приемете и идентифицирайте тригера за генериране на документ и одобрение. База данни
  2. Валидирайте изходните данни — Изпълнете валидиране на изходни данни с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. База данни
  3. Изберете шаблон — Изпълнете избрания шаблон с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Google Диск
  4. Генериране на документ — Изпълнете генериран документ с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Microsoft 365
  5. Задайте рецензент — Изпълнете рецензент на задание с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Опашка за преглед на SEIDO
  6. Заснемане на корекции — Изпълнете корекции на заснемане с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Google Диск
  7. Одобри версията — Изпълнете одобрена версия с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Microsoft 365
  8. Разпространете документ — Изпълнете разпределен документ с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. База данни
  9. Архив запис — Изпълнете архивен запис с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Google Диск
  10. Одит и актуализация на KPI — Поддържайте резултата от изпълнението, фактите от одита и събитията за измерване на работния процес. Магазин за екзекуции SEIDO

Интеграции и собственост

  • База данни: Предоставете информация за работния процес
  • Google Диск: Търсене и актуализиране на контекста
  • Microsoft 365: Получаване на контролиран резултат

Човешка отговорност: Оперативен мениджър

Отказ и възстановяване

Базата данни е временно недостъпна.

Повторен опит с ограничено експоненциално забавяне; запазете изпълнението и го преместете в инспектируемата опашка за отказ след лимита.

Необходимите данни за проверка на изходните данни са неправилно формирани или липсват.

Спрете действията надолу по веригата и покажете липсващите полета, изходните доказателства и коригиращите действия на посочения проверяващ.

Тригерът или събитието на доставчика се доставят повече от веднъж.

Върнете съществуващото изпълнение, идентифицирано от ключа за идемпотентност, и не повтаряйте бизнес действия надолу по веригата.

Човешкото решение изтича преди завършване.

Ескалирайте до конфигурирания заместител, запазете оригиналната заявка и запишете както изтичането, така и преназначаването.

Кога не трябва да се изгражда това

  • Месечният обем е твърде малък, за да оправдае интегрирането на база данни, Google Диск, Microsoft 365.
  • Съществуваща конфигурирана платформа вече обработва генерирането и одобрението на документи с адекватна собственост и отчитане.
  • Няма надежден източник на данни или поддържан API достъп.
  • Никой собственик на бизнес няма правомощия да определя решенията и правилата за изключения.

Свързани работни процеси

Интелигентно входящо маршрутизиране на потенциални клиентиПотенциалните клиенти пристигат чрез несвързани формуляри, входящи кутии и кампании и се присвояват твърде бавно или на грешен собственик.Квалификация на водещи клиенти и работен процес за приспособяване към акаунтаТърговските представители прекарват ценно време ръчно в проучване на перспективи, които не отговарят на търговския профил.Откриване на продажби към структуриран CRMВажни детайли от обаждания за откриване и бележки не достигат до CRM последователно, което отслабва проследяването и прогнозирането.