Финанси

Предотвратяване на дублиране на фактури

Една и съща фактура на доставчик може да влезе през различни имена на файлове, входящи кутии или опити за въвеждане на данни и да бъде публикувана два пъти.

Бизнес проблем

Какво виждат отборите

Работа чака между фактурата за заснемане и нормализирането на доставчика.
Собствениците възстановяват състоянието от Gmail и счетоводната платформа.

Защо се случва

Нито едно споделено състояние не обхваща Gmail, счетоводна платформа, база данни.
Правилата за решение и изключение се прилагат непоследователно.

Защо става скъпо

Капацитетът се изразходва от координиране и преработка.
Късните изключения отслабват видимостта и качеството на услугата.

Бизнес резултати

По-кратък цикъл на публикуване на блокиране или освобождаване
По-малко изключения за предаване и липсваща информация
Изчистете собствеността от фактурата за заснемане, за да блокирате или освободите публикуването
Подлежащи на проверка решения и възстановяване

Измерими KPI

Време за изпълнение: Изминало време от заснемане на фактура до блокиране или освобождаване на публикуване.
Степен на ръчна намеса: Дял на артикулите, които се нуждаят от лице извън определените условия за преглед.
Изключение възраст: Време неразрешените изключения остават без завършено действие.
Процент на успешно завършване: Дял на валидни елементи от работния процес, завършващи без отказ на терминала.

Как работи работният процес

Заснемане на фактура — Приемете и идентифицирайте тригера за предотвратяване на дублиране на фактури. Gmail
Нормализиране на доставчика — Изпълнете нормализиран доставчик с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Gmail
Прочетете идентичността на фактурата — Изпълнете идентичност на четене на фактура с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Счетоводна платформа
Търсете публикувани записи — Извършвайте търсене на публикувани записи с валидирани примерни данни и резултат, който може да се проверява. База данни
Сравнете сумата и датата — Извършете сравнение на сумата и датата с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Gmail
Резултатът вероятно се дублира — Изпълнете резултат, вероятно дублиран с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Счетоводна платформа
Финансов преглед — Извършете финансов преглед с валидирани примерни данни и подлежащ на одит резултат. Опашка за преглед на SEIDO
Блокирайте или освободете публикацията — Изпълнете публикуване на блокиране или освобождаване с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Gmail
Одит и актуализация на KPI — Поддържайте резултата от изпълнението, фактите от одита и събитията за измерване на работния процес. Магазин за екзекуции SEIDO

Интеграции и собственост

Gmail: Предоставете информация за работния процес
Счетоводна платформа: Търсене и актуализиране на контекста
База данни: Получаване на контролиран резултат

Човешка отговорност: Финансов мениджър

Отказ и възстановяване

Gmail временно не е наличен.

Повторен опит с ограничено експоненциално забавяне; запазете изпълнението и го преместете в инспектируемата опашка за отказ след лимита.

Необходимите данни за нормализиране на доставчика са деформирани или липсват.

Спрете действията надолу по веригата и покажете липсващите полета, изходните доказателства и коригиращите действия на посочения проверяващ.

Тригерът или събитието на доставчика се доставят повече от веднъж.

Върнете съществуващото изпълнение, идентифицирано от ключа за идемпотентност, и не повтаряйте бизнес действия надолу по веригата.

Човешкото решение изтича преди завършване.

Ескалирайте до конфигурирания заместител, запазете оригиналната заявка и запишете както изтичането, така и преназначаването.

Кога не трябва да се изгражда това

Месечният обем е твърде малък, за да оправдае интегрирането на Gmail, счетоводна платформа, база данни.
Съществуваща конфигурирана платформа вече се справя с предотвратяването на дублиране на фактури с подходяща собственост и отчитане.
Няма надежден източник на данни или поддържан API достъп.
Никой собственик на бизнес няма правомощия да определя решенията и правилата за изключения.

Свързани работни процеси

Интелигентно входящо маршрутизиране на потенциални клиентиПотенциалните клиенти пристигат чрез несвързани формуляри, входящи кутии и кампании и се присвояват твърде бавно или на грешен собственик.Квалификация на водещи клиенти и работен процес за приспособяване към акаунтаТърговските представители прекарват ценно време ръчно в проучване на перспективи, които не отговарят на търговския профил.Откриване на продажби към структуриран CRMВажни детайли от обаждания за откриване и бележки не достигат до CRM последователно, което отслабва проследяването и прогнозирането.