Финанси

Приемане и одобрение на фактури

Фактурите на доставчиците чакат във входящите кутии, докато финансите ръчно извличат полета, проверяват дубликати и преследват одобряващите.

Бизнес проблем

Фактурите на доставчиците чакат във входящите кутии, докато финансите ръчно извличат полета, проверяват дубликати и преследват одобряващите.

Какво виждат отборите

  • Работа чака между полетата за получаване на фактура и извличане на фактури.
  • Собствениците възстановяват състоянието от Microsoft 365 и облачно хранилище.

Защо се случва

  • Нито едно споделено състояние не обхваща Microsoft 365, съхранение в облак, счетоводна платформа.
  • Правилата за решение и изключение се прилагат непоследователно.

Защо става скъпо

  • Капацитетът се изразходва от координиране и преработка.
  • Късните изключения отслабват видимостта и качеството на услугата.

Бизнес резултати

  • По-кратък цикъл на одит на записи
  • По-малко изключения за предаване и липсваща информация
  • Изчистване на собствеността от получаване на фактура до запис на одит
  • Подлежащи на проверка решения и възстановяване

Измерими KPI

  • Време за изпълнение: Изминало време от получаване на фактура до запис на одит.
  • Степен на ръчна намеса: Дял на артикулите, които се нуждаят от лице извън определените условия за преглед.
  • Изключение възраст: Време неразрешените изключения остават без завършено действие.
  • Процент на успешно завършване: Дял на валидни елементи от работния процес, завършващи без отказ на терминала.

Как работи работният процес

  1. Получаване на фактура — Приемете и идентифицирайте приемането на фактури и тригера за одобрение. Microsoft 365
  2. Извличане на полета за фактури — Изпълнете извличане на полета за фактури с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Microsoft 365
  3. Потвърдете общите суми — Изпълнете валидирани суми с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Облачно съхранение
  4. Съответстващ доставчик — Изпълнете съвпадение на доставчика с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Счетоводна платформа
  5. Откриване на дубликат — Изпълнете откриване на дубликат с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Microsoft 365
  6. Прилагане на политика за одобрение — Изпълнете политика за прилагане на одобрение с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Опашка за преглед на SEIDO
  7. Изключение за преглед — Извършване на изключение за преглед с валидирани примерни данни и подлежащ на проверка резултат. Опашка за преглед на SEIDO
  8. След счетоводно предаване — Изпълнете прехвърляне на пост счетоводство с валидирани примерни данни и резултат, който може да се провери. Microsoft 365
  9. Записване на одит — Извършете одит на записи с валидирани примерни данни и резултат, който може да се одитира. Облачно съхранение
  10. Одит и актуализация на KPI — Поддържайте резултата от изпълнението, фактите от одита и събитията за измерване на работния процес. Магазин за екзекуции SEIDO

Интеграции и собственост

  • Microsoft 365: Предоставете информация за работния процес
  • Облачно съхранение: Търсене и актуализиране на контекста
  • Счетоводна платформа: Получаване на контролиран резултат

Човешка отговорност: Финансов мениджър

Отказ и възстановяване

Microsoft 365 временно не е наличен.

Повторен опит с ограничено експоненциално забавяне; запазете изпълнението и го преместете в инспектируемата опашка за отказ след лимита.

Изискваните данни за полетата за извличане на фактури са неправилно формирани или липсват.

Спрете действията надолу по веригата и покажете липсващите полета, изходните доказателства и коригиращите действия на посочения проверяващ.

Тригерът или събитието на доставчика се доставят повече от веднъж.

Върнете съществуващото изпълнение, идентифицирано от ключа за идемпотентност, и не повтаряйте бизнес действия надолу по веригата.

Човешкото решение изтича преди завършване.

Ескалирайте до конфигурирания заместител, запазете оригиналната заявка и запишете както изтичането, така и преназначаването.

Кога не трябва да се изгражда това

  • Месечният обем е твърде нисък, за да оправдае интегрирането на Microsoft 365, съхранение в облак, счетоводна платформа.
  • Съществуваща конфигурирана платформа вече обработва приемането и одобрението на фактури с адекватна собственост и отчитане.
  • Няма надежден източник на данни или поддържан API достъп.
  • Никой собственик на бизнес няма правомощия да определя решенията и правилата за изключения.

Свързани работни процеси

Интелигентно входящо маршрутизиране на потенциални клиентиПотенциалните клиенти пристигат чрез несвързани формуляри, входящи кутии и кампании и се присвояват твърде бавно или на грешен собственик.Квалификация на водещи клиенти и работен процес за приспособяване към акаунтаТърговските представители прекарват ценно време ръчно в проучване на перспективи, които не отговарят на търговския профил.Откриване на продажби към структуриран CRMВажни детайли от обаждания за откриване и бележки не достигат до CRM последователно, което отслабва проследяването и прогнозирането.