Succès client

Tri des e-mails des clients et assistance à la réponse

Le personnel d'assistance passe du temps à lire, rechercher et rédiger des réponses de routine tandis que les messages sensibles nécessitent encore du jugement.

Problème commercial

Le personnel d'assistance passe du temps à lire, rechercher et rédiger des réponses de routine tandis que les messages sensibles nécessitent encore du jugement.

Ce que voient les équipes

  • Le travail attend entre la réception de l'e-mail et l'identification du client.
  • Les propriétaires reconstruisent le statut à partir de Microsoft 365 et HubSpot.

Pourquoi ça arrive

  • Aucun état partagé ne couvre Microsoft 365, HubSpot et le stockage Cloud.
  • Les règles de décision et d’exception sont appliquées de manière incohérente.

Pourquoi ça devient cher

  • La capacité est consommée par la coordination et le remaniement.
  • Les exceptions tardives affaiblissent la visibilité et la qualité du service.

Résultats commerciaux

  • Cycle d'envoi de réponse approuvée plus court
  • Moins d’exceptions de transfert et d’informations manquantes
  • Effacer la propriété du courrier électronique reçu pour envoyer une réponse approuvée
  • Décisions inspectables et récupération

KPI mesurables

  • Délai d'exécution: Temps écoulé entre la réception de l'e-mail et l'envoi d'une réponse approuvée.
  • Tarif d'intervention manuelle: Part des éléments nécessitant une personne en dehors des conditions d’examen définies.
  • Âge exceptionnel: Les exceptions non résolues restent sans action terminée.
  • Taux de réussite: Part des éléments de flux de travail valides se terminant sans défaillance du terminal.

Comment fonctionne le flux de travail

  1. Recevoir un e-mail — Acceptez et identifiez le déclencheur de tri des e-mails du client et d’assistance à la réponse. Microsoft 365
  2. Identifier le client — Exécutez l’identification du client avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Microsoft 365
  3. Classer l'intention — Exécutez l’intention de classification avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. HubSpot
  4. Récupérer le contexte du compte — Exécutez la récupération du contexte du compte avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Stockage en nuage
  5. Trouver des conseils — Exécutez des conseils de recherche avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. Microsoft 365
  6. Projet de réponse — Exécutez un projet de réponse avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. HubSpot
  7. Examen des agents — Exécutez l’examen des agents avec des échantillons de données validés et un résultat vérifiable. File d'attente de révision SEIDO
  8. Envoyer une réponse approuvée — Exécutez l’envoi d’une réponse approuvée avec des exemples de données validés et un résultat vérifiable. Microsoft 365
  9. Audit et mise à jour des KPI — Conservez le résultat de l’exécution, les faits d’audit et les événements de mesure du flux de travail. Magasin d'exécution SEIDO

Intégrations et propriété

  • Microsoft 365: Fournir une entrée sur le flux de travail
  • HubSpot: Contexte de recherche et de mise à jour
  • Stockage en nuage: Recevez un résultat contrôlé

Responsabilité humaine: Responsable de la réussite client

Échec et récupération

Microsoft 365 est temporairement indisponible.

Réessayez avec un recul exponentiel plafonné ; conserver l'exécution et la déplacer vers la file d'attente des échecs inspectables après la limite.

Les données requises pour identifier le client sont mal formées ou manquantes.

Arrêtez les actions en aval et affichez les champs manquants, les preuves sources et les actions de correction au réviseur nommé.

L'événement déclencheur ou fournisseur est transmis plusieurs fois.

Renvoyez l’exécution existante identifiée par la clé d’idempotence et ne répétez pas les actions commerciales en aval.

La décision humaine expire avant son achèvement.

Transférez la demande au remplaçant configuré, conservez la demande d'origine et enregistrez l'expiration et la réaffectation.

Quand ne pas construire ça

  • Le volume mensuel est trop faible pour justifier l'intégration de Microsoft 365, HubSpot et du stockage Cloud.
  • Une plate-forme configurée existante gère déjà le tri des e-mails des clients et l'assistance à la réponse avec une propriété et un reporting adéquats.
  • Les données sources fiables ou l'accès API pris en charge ne sont pas disponibles.
  • Aucun propriétaire d'entreprise n'a le pouvoir de définir les règles de décision et d'exception.

Flux de travail associés

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