Закупки

Право собственности на контракт и продление

Даты контрактов, периоды уведомления и владельцы продлений заперты в документах до тех пор, пока срок принятия решения не станет слишком близок.

Бизнес-проблема

Даты контрактов, периоды уведомления и владельцы продлений заперты в документах до тех пор, пока срок принятия решения не станет слишком близок.

Что видят команды

  • Работа ожидает между получением контракта и извлечением ключевых дат.
  • Владельцы восстанавливают статус из облачного хранилища и Microsoft 365.

Почему это происходит

  • Общее состояние не охватывает облачное хранилище, Microsoft 365, Jira.
  • Правила принятия решений и исключения применяются непоследовательно.

Почему становится дорого

  • Мощность потребляется на координацию и доработку.
  • Поздние исключения ухудшают видимость и качество обслуживания.

Результаты бизнеса

  • Сокращение цикла вывода архива
  • Меньше исключений при передаче и недостающей информации
  • Четкое право собственности от получения контракта до архивирования результатов
  • Проверяемые решения и восстановление

Измеримые ключевые показатели эффективности

  • Время выполнения заказа: Время, прошедшее от получения контракта до архивирования результата.
  • Скорость ручного вмешательства: Доля предметов, нуждающихся в человеке вне определенных условий проверки.
  • Возраст исключения: Время, когда неразрешенные исключения остаются без завершенного действия.
  • Уровень успешного завершения: Доля допустимых элементов рабочего процесса, завершенных без сбоя терминала.

Как работает рабочий процесс

  1. Получить контракт — Примите и определите триггер контракта и продления владения. Облачное хранилище
  2. Извлечение ключевых дат — Выполните выборку контрольных дат с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Облачное хранилище
  3. Подтвердить условия — Выполните условия проверки с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Майкрософт 365
  4. Назначить владельца — Выполните назначение владельца с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Джира
  5. Запланировать уведомления об уведомлениях — Выполнение уведомлений о расписании с использованием проверенных выборочных данных и проверяемых результатов. Облачное хранилище
  6. Запустить коммерческий обзор — Выполните триггерную коммерческую проверку с проверенными данными выборки и проверяемым результатом. Очередь на проверку SEIDO
  7. Решение о продлении записи — Выполните решение о продлении записи с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Очередь на проверку SEIDO
  8. Архив результатов — Выполните архивирование результатов с проверенными данными выборки и проверяемым результатом. Облачное хранилище
  9. Обновление аудита и KPI — Сохраняйте результаты выполнения, факты аудита и события измерения рабочего процесса. Магазин исполнения SEIDO

Интеграции и владение

  • Облачное хранилище: Предоставьте информацию о рабочем процессе
  • Майкрософт 365: Контекст поиска и обновления
  • Джира: Получите контролируемый результат

Человеческая ответственность: Менеджер по закупкам

Неудача и восстановление

Облачное хранилище временно недоступно.

Повторить попытку с ограниченной экспоненциальной задержкой; сохранить выполнение и переместить его в очередь проверяемых отказов после достижения предела.

Необходимые данные для извлечения контрольных дат неверны или отсутствуют.

Остановите последующие действия и покажите недостающие поля, исходные данные и действия по исправлению указанному рецензенту.

Событие триггера или поставщика доставляется более одного раза.

Верните существующее выполнение, определенное ключом идемпотентности, и не повторяйте последующие бизнес-действия.

Человеческое решение истекает до завершения.

Перейдите на настроенную замену, сохраните исходный запрос и запишите как истечение срока действия, так и переназначение.

Когда не стоит это строить

  • Ежемесячный объем слишком мал, чтобы оправдать интеграцию облачного хранилища, Microsoft 365, Jira.
  • Существующая настроенная платформа уже управляет владением контрактами и продлением с адекватным владением и отчетностью.
  • Надежные исходные данные или поддерживаемый доступ к API недоступны.
  • Ни один владелец бизнеса не имеет полномочий определять правила принятия решений и исключений.

Связанные рабочие процессы

Интеллектуальная маршрутизация входящих потенциальных клиентовЛиды поступают через отключенные формы, почтовые ящики и кампании и назначаются слишком медленно или не тому владельцу.Квалификация потенциальных клиентов и рабочий процесс соответствия учетной записиТорговые представители тратят драгоценное время на ручное изучение потенциальных клиентов, которые не соответствуют коммерческому профилю.Открытие продаж в структурированном CRMВажные детали из звонков и заметок не всегда доходят до CRM, что ослабляет контроль и прогнозирование.