Операции

Формирование и утверждение документов

Деловые документы собираются из разрозненных записей с противоречивыми шаблонами, этапами проверки и владением версией.

Бизнес-проблема

Деловые документы собираются из разрозненных записей с противоречивыми шаблонами, этапами проверки и владением версией.

Что видят команды

  • Работа ожидает между получением запроса документа и проверкой исходных данных.
  • Владельцы восстанавливают статус из базы данных и Google Drive.

Почему это происходит

  • Нет общего состояния, охватывающего базу данных, Google Диск, Microsoft 365.
  • Правила принятия решений и исключения применяются непоследовательно.

Почему становится дорого

  • Мощность потребляется на координацию и доработку.
  • Поздние исключения ухудшают видимость и качество обслуживания.

Результаты бизнеса

  • Более короткий цикл записи в архив
  • Меньше исключений при передаче и недостающей информации
  • Очистить право собственности от получения запроса на документ до архивной записи
  • Проверяемые решения и восстановление

Измеримые ключевые показатели эффективности

  • Время выполнения заказа: Время, прошедшее с момента получения запроса документа до архивации записи.
  • Скорость ручного вмешательства: Доля предметов, нуждающихся в человеке вне определенных условий проверки.
  • Возраст исключения: Время, когда неразрешенные исключения остаются без завершенного действия.
  • Уровень успешного завершения: Доля допустимых элементов рабочего процесса, завершенных без сбоя терминала.

Как работает рабочий процесс

  1. Получить запрос документов — Примите и определите триггер создания и утверждения документа. База данных
  2. Проверка исходных данных — Выполните проверку исходных данных с помощью проверенных выборочных данных и результата, поддающегося аудиту. База данных
  3. Выберите шаблон — Выполните выбранный шаблон с проверенными данными выборки и результатом, поддающимся аудиту. Гугл Диск
  4. Создать документ — Выполните создание документа с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Майкрософт 365
  5. Назначить рецензента — Назначьте рецензента с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Очередь на проверку SEIDO
  6. Захват исправлений — Вносите исправления при захвате с использованием проверенных данных выборки и результатов, подлежащих проверке. Гугл Диск
  7. Утвердить версию — Выполните утвержденную версию с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Майкрософт 365
  8. Распространить документ — Выполнить распространение документа с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. База данных
  9. Архивная запись — Выполните архивную запись с проверенными данными выборки и проверяемым результатом. Гугл Диск
  10. Обновление аудита и KPI — Сохраняйте результаты выполнения, факты аудита и события измерения рабочего процесса. Магазин исполнения SEIDO

Интеграции и владение

  • База данных: Предоставьте информацию о рабочем процессе
  • Гугл Диск: Контекст поиска и обновления
  • Майкрософт 365: Получите контролируемый результат

Человеческая ответственность: Операционный менеджер

Неудача и восстановление

База данных временно недоступна.

Повторить попытку с ограниченной экспоненциальной задержкой; сохранить выполнение и переместить его в очередь проверяемых отказов после достижения предела.

Данные, необходимые для проверки исходных данных, неверны или отсутствуют.

Остановите последующие действия и покажите недостающие поля, исходные данные и действия по исправлению указанному рецензенту.

Событие триггера или поставщика доставляется более одного раза.

Верните существующее выполнение, определенное ключом идемпотентности, и не повторяйте последующие бизнес-действия.

Человеческое решение истекает до завершения.

Перейдите на настроенную замену, сохраните исходный запрос и запишите как истечение срока действия, так и переназначение.

Когда не стоит это строить

  • Ежемесячный объем слишком мал, чтобы оправдать интеграцию базы данных, Google Drive, Microsoft 365.
  • Существующая настроенная платформа уже обеспечивает создание и утверждение документов с адекватным владением и отчетностью.
  • Надежные исходные данные или поддерживаемый доступ к API недоступны.
  • Ни один владелец бизнеса не имеет полномочий определять правила принятия решений и исключений.

Связанные рабочие процессы

Интеллектуальная маршрутизация входящих потенциальных клиентовЛиды поступают через отключенные формы, почтовые ящики и кампании и назначаются слишком медленно или не тому владельцу.Квалификация потенциальных клиентов и рабочий процесс соответствия учетной записиТорговые представители тратят драгоценное время на ручное изучение потенциальных клиентов, которые не соответствуют коммерческому профилю.Открытие продаж в структурированном CRMВажные детали из звонков и заметок не всегда доходят до CRM, что ослабляет контроль и прогнозирование.