Финансы

Предотвращение дублирования счетов

Один и тот же счет поставщика может поступать через разные имена файлов, почтовые ящики или попытки ввода данных и быть проведен дважды.

Бизнес-проблема

Один и тот же счет поставщика может поступать через разные имена файлов, почтовые ящики или попытки ввода данных и быть проведен дважды.

Что видят команды

  • Работа ожидает между получением счета-фактуры и нормализацией поставщика.
  • Владельцы восстанавливают статус из Gmail и бухгалтерской платформы.

Почему это происходит

  • Общее состояние не охватывает Gmail, платформу бухгалтерского учета и базу данных.
  • Правила принятия решений и исключения применяются непоследовательно.

Почему становится дорого

  • Мощность потребляется на координацию и доработку.
  • Поздние исключения ухудшают видимость и качество обслуживания.

Результаты бизнеса

  • Более короткий цикл публикации блока или релиза
  • Меньше исключений при передаче и недостающей информации
  • Очистите право собственности от захвата счета-фактуры, чтобы заблокировать или отменить публикацию
  • Проверяемые решения и восстановление

Измеримые ключевые показатели эффективности

  • Время выполнения заказа: Время, прошедшее с момента получения счета до блокировки или разблокирования проводки.
  • Скорость ручного вмешательства: Доля предметов, нуждающихся в человеке вне определенных условий проверки.
  • Возраст исключения: Время, когда неразрешенные исключения остаются без завершенного действия.
  • Уровень успешного завершения: Доля допустимых элементов рабочего процесса, завершенных без сбоя терминала.

Как работает рабочий процесс

  1. Зафиксировать счет — Примите и определите триггер предотвращения дублирования счетов. Gmail
  2. Нормализовать поставщика — Выполните нормализацию поставщика с проверенными данными выборки и проверяемым результатом. Gmail
  3. Прочитать идентификационные данные счета-фактуры — Выполните чтение удостоверения счета с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Бухгалтерская платформа
  4. Поиск опубликованных записей — Выполняйте поиск опубликованных записей с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. База данных
  5. Сравните сумму и дату — Выполните сравнение суммы и даты с проверенными данными выборки и проверяемым результатом. Gmail
  6. Оценка, скорее всего, дублируется — Оценка выполнения, скорее всего, дублирует проверенные данные выборки и проверяемый результат. Бухгалтерская платформа
  7. Финансовый обзор — Выполните финансовый анализ с использованием проверенных выборочных данных и проверяемых результатов. Очередь на проверку SEIDO
  8. Заблокировать или отменить публикацию — Выполните публикацию блокировки или выпуска с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Gmail
  9. Обновление аудита и KPI — Сохраняйте результаты выполнения, факты аудита и события измерения рабочего процесса. Магазин исполнения SEIDO

Интеграции и владение

  • Gmail: Предоставьте информацию о рабочем процессе
  • Бухгалтерская платформа: Контекст поиска и обновления
  • База данных: Получите контролируемый результат

Человеческая ответственность: Финансовый менеджер

Неудача и восстановление

Gmail временно недоступен.

Повторить попытку с ограниченной экспоненциальной задержкой; сохранить выполнение и переместить его в очередь проверяемых отказов после достижения предела.

Необходимые данные для нормализации поставщика неверны или отсутствуют.

Остановите последующие действия и покажите недостающие поля, исходные данные и действия по исправлению указанному рецензенту.

Событие триггера или поставщика доставляется более одного раза.

Верните существующее выполнение, определенное ключом идемпотентности, и не повторяйте последующие бизнес-действия.

Человеческое решение истекает до завершения.

Перейдите на настроенную замену, сохраните исходный запрос и запишите как истечение срока действия, так и переназначение.

Когда не стоит это строить

  • Ежемесячный объем слишком мал, чтобы оправдать интеграцию Gmail, платформы бухгалтерского учета и базы данных.
  • Существующая настроенная платформа уже обеспечивает предотвращение дублирования счетов с адекватным владением и отчетностью.
  • Надежные исходные данные или поддерживаемый доступ к API недоступны.
  • Ни один владелец бизнеса не имеет полномочий определять правила принятия решений и исключений.

Связанные рабочие процессы

Интеллектуальная маршрутизация входящих потенциальных клиентовЛиды поступают через отключенные формы, почтовые ящики и кампании и назначаются слишком медленно или не тому владельцу.Квалификация потенциальных клиентов и рабочий процесс соответствия учетной записиТорговые представители тратят драгоценное время на ручное изучение потенциальных клиентов, которые не соответствуют коммерческому профилю.Открытие продаж в структурированном CRMВажные детали из звонков и заметок не всегда доходят до CRM, что ослабляет контроль и прогнозирование.