Финансы

Прием и утверждение счетов

Счета-фактуры поставщиков ждут в почтовых ящиках, пока финансисты вручную извлекают поля, проверяют дубликаты и ищут утверждающих.

Бизнес-проблема

Счета-фактуры поставщиков ждут в почтовых ящиках, пока финансисты вручную извлекают поля, проверяют дубликаты и ищут утверждающих.

Что видят команды

  • Работа ожидает между полями получения счета и извлечения счета.
  • Владельцы восстанавливают статус из Microsoft 365 и облачного хранилища.

Почему это происходит

  • Никакое общее состояние не охватывает Microsoft 365, облачное хранилище и платформу бухгалтерского учета.
  • Правила принятия решений и исключения применяются непоследовательно.

Почему становится дорого

  • Мощность потребляется на координацию и доработку.
  • Поздние исключения ухудшают видимость и качество обслуживания.

Результаты бизнеса

  • Сокращение цикла аудита записей
  • Меньше исключений при передаче и недостающей информации
  • Очистить право собственности от получения счета до записи аудита
  • Проверяемые решения и восстановление

Измеримые ключевые показатели эффективности

  • Время выполнения заказа: Время, прошедшее с момента получения счета до регистрации аудита.
  • Скорость ручного вмешательства: Доля предметов, нуждающихся в человеке вне определенных условий проверки.
  • Возраст исключения: Время, когда неразрешенные исключения остаются без завершенного действия.
  • Уровень успешного завершения: Доля допустимых элементов рабочего процесса, завершенных без сбоя терминала.

Как работает рабочий процесс

  1. Получить счет — Примите и определите триггер приема и утверждения счетов. Майкрософт 365
  2. Извлечение полей счета-фактуры — Выполните извлечение полей счета-фактуры с проверенными образцами данных и результатом, поддающимся проверке. Майкрософт 365
  3. Проверка итогов — Выполните проверку итогов с проверенными данными выборки и проверяемым результатом. Облачное хранилище
  4. Поставщик спичек — Выполните сопоставление поставщика с проверенными данными выборки и проверяемым результатом. Бухгалтерская платформа
  5. Обнаружить дубликат — Выполните обнаружение дубликатов с проверенными данными образца и проверяемым результатом. Майкрософт 365
  6. Применить политику одобрения — Применяйте политику одобрения с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Очередь на проверку SEIDO
  7. Проверить исключение — Выполните исключение проверки с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Очередь на проверку SEIDO
  8. Передача бухгалтерского учета после — Выполните передачу бухгалтерского учета с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Майкрософт 365
  9. Запись аудита — Выполните аудит записей с проверенными выборочными данными и проверяемым результатом. Облачное хранилище
  10. Обновление аудита и KPI — Сохраняйте результаты выполнения, факты аудита и события измерения рабочего процесса. Магазин исполнения SEIDO

Интеграции и владение

  • Майкрософт 365: Предоставьте информацию о рабочем процессе
  • Облачное хранилище: Контекст поиска и обновления
  • Бухгалтерская платформа: Получите контролируемый результат

Человеческая ответственность: Финансовый менеджер

Неудача и восстановление

Microsoft 365 временно недоступен.

Повторить попытку с ограниченной экспоненциальной задержкой; сохранить выполнение и переместить его в очередь проверяемых отказов после достижения предела.

Обязательные данные для извлечения полей счета-фактуры неверны или отсутствуют.

Остановите последующие действия и покажите недостающие поля, исходные данные и действия по исправлению указанному рецензенту.

Событие триггера или поставщика доставляется более одного раза.

Верните существующее выполнение, определенное ключом идемпотентности, и не повторяйте последующие бизнес-действия.

Человеческое решение истекает до завершения.

Перейдите на настроенную замену, сохраните исходный запрос и запишите как истечение срока действия, так и переназначение.

Когда не стоит это строить

  • Ежемесячный объем слишком мал, чтобы оправдать интеграцию Microsoft 365, облачного хранилища и платформы бухгалтерского учета.
  • Существующая настроенная платформа уже обрабатывает прием и утверждение счетов с адекватным владением и отчетностью.
  • Надежные исходные данные или поддерживаемый доступ к API недоступны.
  • Ни один владелец бизнеса не имеет полномочий определять правила принятия решений и исключений.

Связанные рабочие процессы

Интеллектуальная маршрутизация входящих потенциальных клиентовЛиды поступают через отключенные формы, почтовые ящики и кампании и назначаются слишком медленно или не тому владельцу.Квалификация потенциальных клиентов и рабочий процесс соответствия учетной записиТорговые представители тратят драгоценное время на ручное изучение потенциальных клиентов, которые не соответствуют коммерческому профилю.Открытие продаж в структурированном CRMВажные детали из звонков и заметок не всегда доходят до CRM, что ослабляет контроль и прогнозирование.